【テレワークに役立つツール10選】ストレスを減らし業務効率を上げるには | akeruto_ はたらく未来のカギになる

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働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響拡大により、導入が加速しているテレワーク。

集中できるため良いアイデアが生まれる、通勤時間の削減により生産性が向上するといったメリットがある反面、従業員同士のコミュニケーションが取りづらい、チーム内の仕事の進捗確認ができないなどとデメリットを感じている企業も少なくないかもしれません。

 

そこで今回は、テレワークを快適に円滑にするために、企業が導入すべきツールについて紹介します。

業務コミュニケーションツール

テレワークに便利なツールをご紹介します。
テレワーク導入にあたって、従業員同士のコミュニケーションに不安を感じる方も多いのではないでしょうか。

ここでは、テレワーク時のコミュニケーションにおすすめのビジネスアプリやツールを紹介します。

Slack(https://slack.com/intl/ja-jp/)

「Slack」は、1日のアクティブユーザーが全世界で1,200万人と言われるビジネス向けチャットツールです。

1対1でもグループでも簡単にコミュニケーションを開始でき、スレッドでお互いのやり取りを整理することも可能です。
絵文字スタンプを活用すれば、自分の気持ちを手軽に伝えられることもできます。

さらに、重要なことはピン留めやスターをつけるなど、誰にでも直感的に使える使いやすさも魅力の1つです。

 

料金・プラン

・スタンダード
月850円/1人
(年間契約)

・プレミアム
月1,600円/1人
(年間契約)

・Enterprise Grid
問い合わせ

(参考:https://app.slack.com/plans/T030A5CV2?geocode=ja-jp)

Chatwork(https://go.chatwork.com/ja/)

「Chatwork」では、グループごとにテーマを決めてチャットルームを作ることができます。

音声やビデオ通話も搭載されているため、社内だけではなく商談など取引先や顧客とのやり取りも実現できます。
ファイル送受信の容量制限がないため、遠隔でのやりとりもスムーズに行えます。

また、マイチャット機能を使えば忘れたくない事柄を登録して、自身で確認・管理することができるほか、各チャットルームごとにタスク管理ができます。

スマートフォンアプリやブラウザからのデスクトップの通知機能を活用することで、リアルタイムで投稿を確認することが可能です。

 

料金・プラン

・フリー
0円

・パーソナル
月400円/1人

・ビジネス
月500円/1人
(年間契約)

・エンタープライズ
月800円/1人
(年間契約)

(参照:https://go.chatwork.com/ja/price/)

Microsoft Teams

「『Microsoft Teams」』とは、Office 365のサービス各種と連携しているビジネスアプリ、チャットツールです。

チャットはもちろんのこと、通話やビデオ会議、ファイル共有・共同編集、ExcelやWord、Outlookなど各種ツールとの連携、プロジェクト管理などを兼ね備えています。

会議を行う際にはOfficeアプリを使用して会議の予定を作成し、発行されたURLを共有すれば簡単に招待できます。

 

料金・プラン

・Microsoft Teams
無料

・Microsoft 365 Business Basic
月540円/1人
(年間契約)

・Microsoft 365 Business Standard
月1,360円/1人
(年間契約)

・Office 365 E3
月2,170円/1人
(年間契約)

(参考:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options)

労働時間・スケジュール管理ツール

テレワークでは仕事とプライベートの境目が曖昧になり、従業員の正しい労働時間を把握できないと考える企業も多いようです。

そこで、テレワーク下でも従業員の勤怠管理を行えるツールをご紹介します。
また、タスクやプロジェクトの管理ツールも合わせて取り上げていきます。

ジョブカン勤怠管理(https://jobcan.ne.jp/)

変形労働・フレックス・裁量労働制といった勤務形態や所属部署、雇用形態ごとに細かく設定できる勤怠管理システムが「ジョブカン」です。

ICカードや指認証、GPS、LINE、Slackなどさまざまな打刻方法を選択することが可能です。

さらに、働き方改革関連法にも対応しているので、法令遵守の観点からも効果が期待できます。

 

料金・プラン

・無料プラン(機能制限あり)
0円

・プラン1(機能1つ)
月200円/1人

・プラン2(機能2つ)
月300円/1人

・プラン3(機能3つ)
月400円/1人

・プラン4(機能4つ)
月500円/1人

(参照:https://jobcan.ne.jp/price)

KING OF TIME(キングオブタイム)(https://www.kingtime.jp/)

クラウド型の勤怠管理システム「KING OF TIME」は、一般的な勤怠入力・管理に加えて、複数拠点や自宅、コワーキングスペースなど詳細管理機能、働きすぎを防止するアラート機能などを備えています。

テレワーク環境においても従業員の勤務状況を正しく管理でき、従業員の状況に応じて最適なフォローを行えます。

また、「Akerun入退室管理システム」や、給与計算ソフト「マネーフォワード クラウド給与」と連携すれば、人事総務の業務全般の効率化も期待できます。

 

料金・プラン

月300円/1人あたり

(参照:https://www.kingtime.jp/costlist/cost/)

TimeCrowd(タイムクラウド)(https://timecrowd.net)

業務時間を可視化したい企業におすすめなのが、シンプルで直感的な操作性にこだわった「TimeCrowd」です。

チームメンバーの働いた時間を記録できるため、テレワーク中の従業員でも稼働状況を確認できます。

入力したデータは自動で集計され、チーム、メンバー、期間を選択してグラフ化できるなど、労務管理に適した機能も付いています。

 

料金・プラン

・個人利用
無料

・通常プラン
月500円/1人

・エンタープライズプラン
月800円/1人

(参照:https://timecrowd.net/plans)

Trello(https://trello.com/ja)

付箋のような感覚で気軽に使えるタスク・プロジェクト管理ツールが「Trello」です。

「やることリスト」「作業中」「完了しているリスト」など、チームでチェックリストを確認しながら作業を進めることができます。

チェックリストにはコメント機能や期限の設定、コメントがあった場合の通知機能などもあり、離れていても迅速にコミュニケーションを取ることが可能です。

 

料金・プラン

・フリー
無料

・ビジネスクラス
月99ドル/1人
(年間契約)

・エンタープライズ
人数規模による

(参照:https://trello.com/pricing)

情報共有ツール

情報共有ツールを使えば、テレワーク時でも物理的な距離を感じることなく、チーム内で円滑な情報共有ができます。

以下では、書類共有に便利なツールを3つご紹介します。

社内報アプリ(https://wis-works.jp/inhouse/appli/)

社内報ナビを運営する専門会社が手掛けるのが「社内報アプリ」です。

新入社員や新しいプロジェクトの紹介などを、記事や動画、資料といった様々な方法で簡単に共有することができます。

また、プッシュ通知機能や、記事ごとにいつ誰が閲覧したかを確認できるアクセスログ機能もあるため、「情報が伝わっていない」「自分の部署には通知されていない」といったことを防げます。

 

料金・プラン

お問い合わせになります。

(参照:https://shanaiho-app.jp/flow/)

日報アプリgamba!(https://www.getgamba.com)

登録実績10,000社以上、利用継続率97%を誇る「gamba!」は、日報に特化したツールです。

「SNS×日報」の仕組みを採用しており、一方的な報告にならないよう投稿された日報にコメントをしたり、いいね!を付けるなどのリアクションができるようになっています。
テレワーク時でも従業員の業務内容を確認でき、適切なアドバイスを行えます。

また、部署ごと、職種ごとに投稿項目を設定できたり、KPIを設定できたり、と自由にカスタマイズできることも魅力です。

 

料金・プラン

・月額プラン
月980円/1人

・年間割引プラン
年9,800円/1人

(参照:https://www.getgamba.com/price/)

Dropbox Business(https://www.dropbox.com/ja/business)

容量があるデータを共有したいときに活用したいのが、世界で5億人以上もの人が利用している「Dropbox Business」です。

デスクトップから簡単にアクセスし、チーム内で同時に作業をすることもできます。

フォルダで管理することで、プロジェクト間でのスムーズなファイル共有を可能にしています。

 

料金・プラン

・Standard
月1,250円/1人
(年間契約)

・Advanced
月2,000円/1人
(年間契約)

・Enterprise
問い合わせ

(参照:https://www.getgamba.com/price/)

便利なツールを使って快適なテレワーク環境を実現

職場だけではなく、自宅やコワーキングスペースなどの社外でも、社員一人ひとりに合わせた働き方に変えていくことで「以前よりも作業効率が上がる」「これまでよりも社員とのコミュニケーションが取りやすくなった」ということもあるかもしれません。

ただし、ツール検討にあたって重要なのは、“自社の課題が何か”を洗い出すことです。導入を目的にするのではなく、“従業員がテレワークで業務を進めるうえで何が課題となっているのか”、“それを解消するツールは何か”を検討するようにしましょう。

 

※記事内の料金は、2020年6月現在のものです。

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