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オンライン研修を実施するメリットや運営のポイント、必要ツールを解説

2021.03.15

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オンライン研修を実施するメリットや運営のポイント、必要ツールを解説

インターネットを通じて行われるオンライン研修は、2020年以降、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染リスクを低減しながら実施できる研修として注目を集めています。

新型コロナウィルス感染症(COVID-19)の拡大による影響もあり、現在オンライン研修を導入している企業は増加しています。しかし、オンライン研修だと「コミュニケーションを図りにくいのではないか?」「理解してるかわかりにくい」など不安に感じる研修担当者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、オンライン研修の実施や改善を検討している中小企業の総務や人事、人材育成担当者に向けて、オンライン研修の概要やメリット、必要なツール、運営のポイントなどを解説します。

オンライン研修とは

オンライン研修とは具体的にどのような形態の研修でしょうか。同じく研修で用いられるe-ラーニング(e-Learning)との違いやどのような種類の研修があるのかを解説します。

オンライン研修の概要

オンライン研修とは、パソコン上のWeb会議システムなどを通じて行う研修の形態です。会場に直接集まることなく、一度に大人数が参加できることから、これまでも新人研修や管理職研修などに活用されてきました。テレワークが普及してきたこともあり、対面中心の研修を行っていた企業もオンライン研修の検討が進んでいます。

e-ラーニングとの違い

e-ラーニングもオンライン研修と同じくインターネットを通じて自宅にいながら学習を行えます。e-ラーニングは動画やオンラインテキストを使い個人で進める学習方法なのに対し、オンライン研修は他の参加者と同時に研修に参加し、双方向的に講師への質問や参加者とグループディスカッションを行うことが可能です。

オンライン研修の種類

オンライン研修には「多拠点参加型」「個別参加型」の2タイプがあります。多拠点参加型は企業の会議室やセミナー室に複数の参加者が集まり、Web会議システムから受講する研修です。個別参加型は自宅などから個別に研修を受講します。

Web会議システムの録画機能や動画配信サービスを利用すれば、研修内容をオンデマンド配信することも可能です。

また、Web会議システムの機能によっては、参加者をいくつかのグループに分けることも可能です。そのため、参加者同士でディスカッションをしたり、講師から出された課題に協力して取り組んだりすることができます。

オンライン研修のメリット・デメリット

e-ラーニングとは異なるオンライン研修のメリット・デメリットを紹介します。

メリット①:疑問点についてチャットや音声で質問ができる

e-ラーニングと異なり、オンライン研修では疑問点についてリアルタイムもしくは研修の質問時間にチャットや音声で質問をすることができます。

メリット②:遠隔地からでも参加できる

オンライン研修はWeb会議システムを通じ、自宅や実施会場以外からも参加できるため、遠隔地に住んでいる人も参加しやすくなります。研修のための交通費や宿泊費も発生せず、移動時間も減らせるため、受講者の負担も少なく参加のハードルも下がります。

メリット③:録画機能で後日の視聴も可能

オンライン研修を録画しておけば、当日不参加だった受講者にも展開できたり、復習用として再度見直したりできます。別日程で開催という手間からも解放されます。

メリット④:感染拡大のリスクを回避しながら実施できる

2020年以降は新型コロナウイルスの感染拡大によって、移動の自粛や3密回避が必要となり対面の研修を行うには安全配慮の面から大きなリスクを伴いました。対面の研修をオンライン研修に切り替えることで各自が自宅にいながら研修を受講でき、感染リスクへの配慮が可能になります。

デメリット①:実践型研修には適していない

オンライン研修は、パソコンやスマートフォンの画面を通じて配信となるため、物理的な機材などを使用する研修における実技研修や、受講者同士の会話がしづらいなどのデメリットがあります。そのため、講義型には適しているものの、実践型だと多少不向きな点があります。プレゼンテーション研修やワークショップ研修などは、対面で集まった方が理解度が高まります。

デメリット②:受講者の理解度が把握しにくい

オンライン研修では、どうしても受講者との距離があり、反応もわかりにくいので、理解しているのかどうかがわかりにくいことがあります。そのような場合は、受講後アンケートをとって理解度を確認し、場合によっては、理解度テストやアフターフォロー研修などの実施を検討するのもよいでしょう。

デメリット③:受講者のモチベーション・意欲を保ちにくい

オンライン研修だと、場の雰囲気もわかりにくく講師の熱量も感じにくいことから、自分事化できずに参加意欲が落ちる可能性もあります。また、集合研修のように一体感の醸成や、受講者同士のコミュニケーションが取りにくいといったデメリットも考えられます。そのため、事後のフォローや受講者のグループを作って発信するなどを検討するのもおすすめです。

オンライン研修に必要な設備

オンライン研修を企画し、実施するためには、受講者にストレスを与えず研修を配信できる環境が必要となります。企業が用意しておきたい設備・備品を紹介します。

安定したオンライン環境

オンライン研修が途中で途切れてしまう、音声が聞き取りにくい、回線の不調で研修が中止になる、といった事態は受講者に大きな負担を与えるため、可能な限り避ける必要があります。研修を実施する際は安定した通信回線を用意しましょう。

ノイズキャンセラーが入ったマイク(運営側)

Web会議で発生しがちな「ノイズ問題」を簡単に解消できるのがノイズキャンセラーを搭載した外付けマイクです。オンライン研修で音声が聞き取れないという不具合が何度も発生すると、十分な学習を行うことができず、研修のやり直しが必要になるケースもあります。

高画質なカメラ(運営側)

オンライン研修で講義を配信する場合、パソコンに内蔵されたカメラでは画質が不十分な場合があります。講師の顔やホワイトボードに書かれた文字が視認できるような高画質な外付け型のWeb配信用カメラ(デジタルビデオカメラなど)を用意しましょう。講師が立って講義を行うためにはWeb配信用カメラのための三脚も必要です。

オンライン研修に適したWebツールやサービス

オンライン研修に適したWebツールやサービスを紹介します。

Zoom:研修に適した機能を搭載

Web会議システムとして知名度の高いZoomには、50人や100人などの大人数で研修を行う場合、少人数のグループに分かれた会話が可能な「ブレイクアウトセッション」という機能があります。主催者がWeb会議を継続したまま指定したグループごとのミーティングを設定したり、それぞれのグループにメッセージを送ることも可能です。グループミーティングやグループワークの時間を主催者が設定できる「タイマー設定」の機能もあるため、そういった機能を併用することもおすすめです。「ブレイクアウトセッション」の機能はZoomの無料版でも使用することができます。
(参照:Zoom

Remo:グループワークに最適

オンラインWeb会議ツールRemoは、バーチャル空間上でいくつかのルーム(部屋)やテーブルが用意されています。ルーム/テーブルは約6〜8人程度が参加でき、自由にそのルーム/テーブルに入退室が可能です。グループワークやディスカッションなどの実践式には最適です。
(参照:Remo

Schooビジネスプラン:オリジナル研修動画も作成可能

株式会社Schooが提供している、1つのIDにつき1,500円で動画型の授業が受け放題のオンライン学習サービスです。研修内容も多岐に渡り、様々な業種の教育ニーズに対応しています。主にe-ラーニングを中心としたサービスですが、あらかじめ用意してあるテンプレートを活用して、オンデマンド配信するためのオリジナル動画を作成することも可能です。
(参照:Schooビジネスプラン

V-CUBEセミナー:コンテンツの配信ができるクラウドサービス

Web会議システムを提供するV-CUBE社のクラウド型Webセミナー配信サービスです。セミナー受講者はWebブラウザからURLにアクセスするだけでセミナー参加や視聴が可能です。1万拠点に向けた同時配信が可能なため、従業員が多い企業でも新人研修に活用できます。ライブ配信にも対応し、アンケート機能を併用することで双方向のコミュニケーションがしやすくなります。
(参照:V-CUBEセミナー

オンライン研修の運用のポイント

自社でオンライン研修を運用する際に押さえておくポイントを紹介します。

予め参加者のリストを講師(運営側)に共有しておく

受講者側のカメラをオンにして顔を表示させることもできますが、それでもどの人が誰なのかというのがわかりにくい部分もあります。そのため、今回はどの部署の誰が参加しているのかをリスト化し、講師に共有しておくことで、オンラインでも円滑なコミュニケーションを実現できます。

投影資料やテキストデータは事前に共有しておく

あらかじめ研修の投影資料やテキストデータをダウンロードできるようにしておくことで、当日は円滑に研修を行うことができます。テキストを含むドキュメントは各自のパソコン画面で表示する、あるいは印刷して手元においておくなどの対応を促すとよいでしょう。

進行サポート役を置いて円滑な運営を行う

オンライン研修では研修の講師役は講演や説明に専念してもらい、タイムキーパーやグループ分けの指示は専任の進行役に任せるようにしましょう。進行役はトラブルにも対応できるよう、事前にWeb会議システムの操作や機材のトラブル対応を学んでおくことも大事です。

コミュニケーションの機会は別途用意する

オンライン研修においては、ディスカッションやグループワークを挟んでもオンライン上だけでは企業、参加者ともに対面時よりも深いコミュニケーションを行うことはできません。コミュニケーションに特化した交流の場は別途設定する必要があります。

研修前にツールの使い方説明を行う

参加者には、研修前にWeb会議システムや研修ツールの使い方をレクチャーしておく必要があります。使い慣れないシステムやツールを急に使用すると、混乱やトラブルのもとです。Web会議に参加する方法から、チャットの使い方に加え、発言していないときはマイクをミュートするなど細部まで共有しておくとよいでしょう。

オンライン研修の成功には事前の準備と開催後のフォローと改善が重要

オンライン研修をトラブルなく行うには、機材の準備、資料の事前共有、Web会議システムの使い方を理解するなどの事前準備に加え、当日の進行役の案内やグループディスカッションが円滑に行われたかを確認することなども重要です。参加者の声をチャットで募り、感想やフィードバックをもとにフォローするなど、より効果的な研修を設計しましょう。

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