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【オフィス受付の無人化へ】最新の受付システムやアプリをご紹介

2020.04.15

オフィスに受付システムを設置する企業が増えています。
これまでは受付担当の人員を配置したり、内線電話で取次したりしていましたが、近年、さまざまな受付システムが登場し、費用面や設定面のハードルが下がったことで、これまで以上に普及が進んでいます。

タッチパネルや自動音声によって来訪者を案内する受付システムでは、人件費などのコスト削減や取次の手間を省けるといったメリットが期待できますが、他にはどんなメリットがあるのでしょうか。

 

本記事では、オフィスで受付システムが普及してきた背景やそのメリット、そして主な受付システムについてご紹介します。

オフィスの受付システムとは?

オフィスの受付システムをご紹介しています。
これまで、受付業務には受付担当者など専業の人員を配置したり、総務や事務、各部署の窓口につながる内線電話を設置したりして、呼び出された担当者への取次を行っていました。

 

従来のこのような受付方法の代わりとして、タブレットや受付ロボットなどをオフィスの入口に設置し、タッチパネルや自動音声で無人化、自動化したものが「受付システム」です。

受付システムを使えば、専任の受付担当者を配置する必要がなく、担当者を直接呼び出すことが可能になります。また、担当者だけでなく担当部署などにも来客通知を送れる機能が付いたものもあり、来訪者からの呼び出し後に内部で担当者を探す手間や時間が省けるなどのメリットがあります。

 

さらに、受付システムによっては来訪者情報をクラウド上で管理することもできるため、従来のように来客表に会社や氏名などを記入してもらったり、その情報をオフィスで保管する必要もありません。

そのため、ペーパーレス化や来訪者の個人情報の保護にも役立てることができるのです。

オフィスの受付システムが増えている背景

オフィスに受付システムが増えている背景としては、主に「コスト削減」と「業務効率化」の2つの面が挙げられます。

オフィス受付システムの増加の背景①:コスト削減

受付システムを設置すれば、受付に人員を割く必要がなくなり、人件費の節約になります。

また、タブレットやロボットの配置に必要なスペースは小さく済みますので、オフィススペースの節約や有効活用にもつながります。

さらに、受付システムでは専用アプリやチャットツールとの連携などにより通知ができるものが多く、そのため内線電話の導入費用もかからないなどのメリットも期待できます。

オフィス受付システムの増加の背景②:業務効率化

受付システムでは、担当者に専用アプリやSlackなどのコミュニケーションツールで直接通知が届くようになるため、内線電話を受けた総務や窓口担当者が内部で呼び出された従業員を探す手間が省けます。

このように受付対応で業務を中断することがなくなるため、総務担当者や窓口担当者の生産性向上につながり、さらに来訪者を待たせる時間も短縮できます。

オフィス受付システム導入のメリット

ここまでご紹介した受付システムの導入メリットは、以下のようになります。

 

・人件費、省スペース、ペーパーレス化などのコスト削減
・取次業務の手間削減や自動化など、総務や窓口担当者の生産性向上
・来訪者情報の自動データ化や個人情報の保護
・来訪者を待たせないスピーディな対応

 

他にも、受付ロボットやタブレットなど最新のテクノロジーを活用することで、来訪者に先進的でスタイリッシュなイメージを与えることができます。

特にIT・情報関連企業などでは、来訪者が最初に目にするオフィスの受付をスマート化することでイメージアップにつながるでしょう。

主な受付システム4選

最後に、現在使われている代表的な受付システムとして、タブレットを利用するタイプから2つ、サービスロボットを活用するタイプから2つ、ご紹介します。

元受付業務担当者が開発した「RECEPTIONIST」

「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」は11年間にわたって受付業務を担当した創業者開発した受付システムで、SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールのほか、専用アプリで来訪者が通知されます。

来訪者が呼び出す方法も、担当者名での呼び出し、事前の来訪登録から受付コードでの呼び出し、カスタムボタンなど、さまざまな方法を選べるのも特徴です。

オフィス内のモノ・行動・人をつなぐ「ACALL」

無人受付システムをはじめ、スマートオフィスを実現するためのさまざまな機能をサポートするのが「ACALL(アコール)」です。

ビジネスチャットツールや専用アプリでの通知はもちろん、内線電話やクラウド内線電話との連携も可能で、タブレット1台でのシンプルな受付システムなら0円から利用可能と、導入コストも抑えられます。

ロボットで親しみやすさアップ「MOT/Phone受付システム」

「MOT/Phone受付システム」は、受付自体はタブレットのタッチパネルで行いますが、ロボットを同時に設置でき、ロボットに事前に登録された来訪者情報から音声案内ができるなど、親しみやすさやインパクトを演出することができます。

タブレットもスクリーンセーバーや背景画像など、多彩なカスタマイズ機能があり、会社の個性を出すのに役立ちます。

受付電話がロボットになった「Welbo」

親しみやすさとシステム化の両立を試みたのが「Welbo(ウェルボ)」です。

受付電話とロボットが一体化し、来訪者には音声や表示パネルで対応したのち、内線電話で連絡できます。

また、来訪者の顔を記憶して応対したり、名前を言うと来訪予定から担当者を呼び出したりする便利な機能もあります。

オフィスに受付システムを設置して、コスト削減と業務効率化を図ろう

内線電話や受付担当者を配置していたこれまでの受付業務は、どうしても人件費や取次で担当者を探す手間がかかったり、それによって業務を中断させられたりと企業や社員の負担が大きいものでした。

最新の受付システムなら、直接担当者を呼び出せる、取次の手間が省けて人件費やスペースのコスト削減ができる、タッチパネルやロボットによる案内が先進的でスタイリッシュなイメージを生み出せる、などのメリットが期待できます。

ぜひ、この機会に無人受付システムを検討してみてはいかがでしょうか。

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