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IoT機器の導入でスマートオフィスへ!実現に向けたポイントとは?

2019.11.21

「スマートオフィス」という単語を耳にしたことはありますか?
デジタル機器やインターネットを活用して、業務効率化や生産性向上を進めたオフィスを「スマートオフィス」と呼びます。
働き方改革がさまざまな企業で喫緊の取り組みとなるなか、「スマートオフィス化」は企業にとってその1つの解決策と言えるかもしれません。

しかし、スマートオフィス化に向けてどのような準備をすれば良いのかわからない、という方もいらっしゃると思います。

本記事では、特にIoT機器やサービスを導入してスマートオフィスを実現するための準備のポイントについてお伝えします。

IoT機器やサービスを導入したスマートオフィスとは?

IoTを活用したスマートオフィスをオフィスを実現するための4つのポイントをご紹介します。
IoT(Internet of things)とは、さまざまな機器をインターネットにつなげることで、これまでに無かったような活用方法を生み出す仕組みのことです。

例えば、身近なIoT機器として、家庭で自分が発した声に合わせて音楽を流したり家電の電源を入れてくれたりする「Google Home」や「Amazon Echo」などのスマートスピーカーが有名ですが、オフィスでは重さで残量・残数を自動計測し、リアルタイムで在庫量・個数を管理するスマートマットや、鍵を使わずICカードや携帯アプリでドアの施錠・解錠を行うスマートロック式の入退室管理システムなどが、IoT機器として普及しています。

インターネット環境とIoT機器があればすぐに利用できるものもあり、事業内容や働き方に合ったIoT機器やサービスを導入することで、スマートオフィスに一歩近づくことが可能です。

しかし、スマートオフィスの実現のためには気をつけないといけないこともあります。
負担なくIoTを導入するために、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

オフィスにIoT機器やサービスを導入する際の4つの注意点

①:オフィスのインターネット環境を確認する

IoTにはインターネット環境が不可欠になります。その際、オフィス内に設置したWiFiのアクセスポイントの位置などによって、電波が入りづらいエリアができるといったケースが考えられます。

IoT機器はインターネットにつながってはじめて効果を発揮するものなので、オフィス全体が安定してインターネットに接続できる環境かを確認することが重要です。

②:セキュリティ対策を行う

IoT機器は便利なものですが、インターネットを経由することから、何者かによって機器が不正利用されたり、情報が漏えいするなどの危険性が伴います。

総務省、経済産業省が2016年に発表した「IoTセキュリティガイドライン」によると、

①問合せ窓口やサポートのない機器やサービスの利用を控える
②初期設定に気をつける(強固なパスワードを設定する、など)
③使用しなくなった機器の電源を切る
④機器を手放す時はデータを消す

の4つが利用者のルールとして掲げられており、IoT機器の導入にあたってはセキュリティへの配慮が重要となります。

③:導入までの優先順位やコストを確認する

IoT機器を導入するために、機器の購入費用はもちろんですが、インターネット環境の整備に投資をする必要があるかもしれません。
高速通信環境を整える、インターネットの同時接続数の上限を増やす、クラウドサーバーを導入する、場合によってはコンセントの数を増やす…など。

しかし、すべてを一気に整えようとすると、当然初期費用が大きくかかることになります。
IoT機器を利用する目的を考え、何をどの順番で、どれくらいの費用をかけて導入するのかをしっかり考えることも大切です。

④:IoT機器の不具合時の対策を決めておく

インターネット通信には技術的にもトラブルがつきものです。オフィスの電源供給に不具合があった、無線LANルーターが故障した・うまく接続できなかった、通信基地で障害があった…などの理由で、不意にIoT機器が機能しなくなるなることも想定しておかなければなりません。

IoT機器に頼り切っていた場合、こういったトラブルで業務が滞ったり、場合によっては取引先や顧客に迷惑を掛けてしまう事態となることも考えられます。
万一の場合を想定した対策、対処法を決めておくことも大切です。

IoT機器の導入に向けて正しく準備し、スマートオフィス化を実現しよう

スマートオフィスの実現に向けて、IoT機器やサービス導入のために準備すべきことをお伝えしました。

IoTはこれからさまざまな領域に普及していく技術です。
しかし、正しく活用できた際の効果は計り知れず、数年前では想像すらできなかったような生産性の向上や負担の軽減がIoTによって可能となりました。

あなたの会社もスマートオフィス実現に向けて、IoT機器やサービスの導入検討を始めてみてはいかがでしょうか。

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