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圧倒的な作業効率アップ?IoTをオフィスに導入する4つのメリット

2019.11.05

最近、IoTという言葉をよく耳にするようになりました。
経済ニュースで頻繁に登場し、既存のIT企業に限らず、他分野の企業もIoTの導入を図っています。
できればIoTを導入して生活やビジネスを効率的にしたいと考える方は少なくないと思います。

本記事では、IoTとは何か、そしてIoTを導入することによる利点について説明します。

IoTとは?

IoTをオフィスに導入する4つのメリットを紹介します。
IoTとは、あらゆるモノがインターネットに繋がり、相互に情報をやり取りする仕組みのことです。
かつて、インターネットはパソコン同士を接続するためのものであり、主にパソコンやサーバーなどのIT関連機器が接続されていました。
しかし現在では、スマートフォンやタブレット端末に続き、モノでもネット接続ができるようになっています。

部屋の雰囲気を変えるLEDランプや、留守宅を見守るカメラ、自動でカーテンの開閉をする機器など私たちの生活を豊かにするIoT製品が多数発売されていますが、IoTの活用は私たちの生活のみでなくオフィスでも利点があります。
IoTをビジネスに導入することは、作業の効率を上げることになり、省くことのできる工程を増やすことができます。
省かれた工程にはこれまで多くの人員を必要としていたものもあるでしょう。
そこに従事していた人員は、省かれた仕事の代わりにより企業にとって有益な業務に取り掛かることができるようになります。

オフィスにIoTを導入した際の4つの利点

オフィスにIoTを導入することで、下記4つの作業効率化を実現することができます。

①:事務作業の効率化

IoTを導入すると、日常的な事務作業が楽になることがあります。
例えば、「OK,Google」で有名なGoogle Homeでは、来客通知システムを作ることができます。
Google Homeと外部アプリとの連携サービスであるIFTTTを使い、受付にあるGoogle Homeに伝えた会社名と名前をスプレッドシートに書き込みます。
スプレッドシートへの書き込みがあった場合、Slackという社内チャットアプリに通知することができます。
そのSlackへの通知があった場合、オフィス内のGoogle Homeがしゃべりだすという仕組みです。
来客が来た際に受付側だけでなく、社員側にもGoogle Homeを使って、音声通知することでスムーズに来客対応することができます。
その他にも、Google Homeに伝えた内容をLINEと連携するなどして、社外にいるメンバーに用件を手早く伝えるなど、工夫次第で様々な業務効率化を実現できます。

②:快適な空間への調整

あなたは、オフィスが暑すぎたり、寒すぎたりして作業に集中できなかった経験がありますか?
IoTを用いた空調の自動調整システムを導入することで、ちょうどよい室温で快適に作業することができます。

例えば、NESTという製品があります。
NESTは自動的に室温を調整する「サーモスタット」装置の1つです。
使い方は、まず導入後に数日間自由に空調を使うことで、製品自体が利用者の好みの温度を学習します。
その後は製品自身でプログラミングを行うことにより、外気の気温に合わせて調整しながら自動で一日の室温のスケジュールを組んでくれます。
そのため、作業を中断して空調の温度調整をする手間を省くことができます。
また、手動で温度調整する際は、温度調整できる限界値も設定できるため、社員が勝手に行き過ぎた温度設定をするという心配もありません。
また、NESTには社員が全員オフィスから離れたときには自動でオフにしてくれる機能や、リアルタイムでエネルギー消費率が確認できる機能がついているものもあり、省エネ対策にもなります。

③:会議室利用状況の可視化

オフィススペース全体にセンサーをつけることで、円滑に会議室の予約ができるようになります。

例えば、Robinという製品があります。
各スペースの入り口に連動したタブレットを取り付けることで、そのスペースが何時から誰に使われる予定なのか表示します。
また、会議室の予約画面では、使用可能なスペースのリストと利用可能な時間が表示され、まるで映画館で作品を選ぶような感覚で会議室を確保することができます。
Robinを設置しておくだけで、突然ミーティングを行わなければならない時でも、すぐに空いているスペースを確保することができます。
予約だけでなく、空いているスペースが一目でわかるように管理しておくことは、オフィスでの仕事の効率を上げることに繋がります。
また、Robinでは1週間ごとにスペースの使用状況レポートも閲覧することができ、人気のスペースや設備、スペースが使われるピークの時間帯や平均的な会議参加者の人数まで把握することができます。

④:セキュリティの強化

IoTが持つ「リアルタイムの情報をいつでもどこでも」という売りを1番生かせるのがセキュリティ問題でしょう。

例えば、Akerun入退室管理システムというサービスがあります。入退室管理システムとは正確な入退室履歴を管理することができるものです。
また、Akerun入退室管理システムにはスマートロックが使われているため、スマホやICカードでドアの鍵を開けることができ、物理的な鍵を持ち歩く必要がなくなるため、鍵管理のセキュリティ向上にもなります。

IoT導入で快適に効率よく仕事しよう

上記のことから、オフィスにIoT機器を導入することで、オフィスの利便性を格段に上げられることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
オフィスで働いていると、不便に感じることや、改善したいことが必ずあると思います。
そんな時に1つIoT機器を導入するだけで格段に快適に、そして効率よく仕事ができるようになることもあります。
あなたの会社もお困りのことがあれば、ぜひIoT機器を導入することを検討してみてください。

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