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【機能比較付き】中小企業におすすめのクラウド型勤怠管理システムとは?

2020.05.28

労働基準法の法改正への対応、そして新型コロナウイルス感染症拡大の影響で在宅勤務を実施する企業が増加していることなどから、そういった状況の変化にも柔軟に対応可能な勤怠管理への関心が高まっています。

 

こうした喫緊の状況に対応するため「タイムカードによる管理から、新しく勤怠管理システムの導入を検討している」という中小企業も多いのではないでしょうか。

複雑化する勤怠管理への対策となるのが、ICカードやスマートフォンでの出退勤打刻や、インターネット上での管理が可能な「クラウド型の勤怠管理システム」です。

 

こちらの記事では、なぜクラウド型の勤怠管理システムが有効なのか、システムを導入するメリットや、自社に合ったサービスを選ぶポイントを中心に解説します。

クラウド型勤怠管理システムとは

中小企業におすすめのクラウド型勤怠管理システムを紹介します。
現在注目を集めているクラウド型勤怠管理システムとは、従来のようなタイムカードやエクセルを使った勤怠集計とは違い、インターネット上で従業員の勤怠状況を管理するシステムのことです。

「クラウド型」の勤怠管理システムとは?

「クラウド型」とはインターネットを通じて利用できるサービスを意味します。

クラウド型勤怠管理システムは、自社開発した勤怠管理システムや、パッケージ製品として販売され、PCなどにインストールが必要な勤怠管理ソフトとは異なり、PCへのインストールや自社での機能アップデートも不要です。

比較的低コストで利用が可能なのが特徴で、様々な規模の企業で導入が進んでいます。

クラウド型勤怠管理システムが必要とされる背景

クラウド型勤怠管理システムが必要とされる背景には大きく分けて以下の4つの理由があります。

 

①2019年に施行された働き方改革関連法による労働基準法の法改正

②政府が推奨するフレックス制や裁量労働制などの柔軟な働き方の普及

③新型コロナウイルス感染症拡大の影響による在宅勤務や時差出勤の増加

④各企業で進む業務効率化の促進

 

クラウド型勤怠管理システムは以上の4つの課題を解決する対策として大きな期待を集めています。

クラウド型勤怠管理システムを導入するメリット

では、従来のタイムカードやエクセルでの勤怠管理や自社システムので勤怠管理にはない、クラウド型勤怠管理システムのメリットとは何でしょうか。

 

以下で具体的に解説していきます。

クラウド型勤怠管理システムの導入メリット①:正確な出退勤打刻が可能

クラウド型勤怠管理システムではPCやスマホなどで出退勤打刻を行い、打刻した時間は自動でデータ保存されます。

そのため、月締めの際に総務・労務担当者がタイムカードに記録された時刻を手作業で入力する手間が省けます。

 

また、リアルタイムでの正確な勤怠管理が可能になるため、タイムカードによる管理では防げなかった不正打刻の防止にも役立ちます。

クラウド型勤怠管理システムの導入メリット②:スマホ・ICカード・タブレットで打刻可能

クラウド型勤怠管理システムは、インターネット環境があればどこでも出退勤打刻が可能なのが大きな特徴です。

 

自社開発の勤怠管理システムやタイムカードの場合、外回りの多い営業部の従業員でも一度会社に出勤して、打刻してから打ち合わせに出かけたり、会社に戻ってから退勤の打刻をしたりといった移動による時間のロスが発生していました。

事前に直行・直帰の予定が分かっている場合は申請書の提出が義務付けられているケースもありますが、その場合も書類の記入や管理職の承認にかかる手間がその都度発生します。

 

その点、スマホやタブレットなどのマルチデバイスでの打刻が可能なクラウド型勤怠管理システムなら、直行・直帰でもリアルタイムの打刻が可能となり、余分な手間や時間をカットでき、生産性の向上にもつながります。

 

中には、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードや社員証のICカードと勤怠管理を連動させるクラウド型勤怠管理システムもあり、従業員がICカードをカードリーダーにかざすだけで、簡単に出退勤の打刻が可能となります。

管理システムの画面をPCやスマホに表示しなくても、いつも使用しているICカードで打刻ができるため、勤怠管理に関する従業員の負担をさらに軽減できるようになります。

クラウド型勤怠管理システムの導入メリット③:36協定や有休取得義務化にも対応

従業員の労働時間が1日8時間、週40時間の法定労働時間を超える場合には、企業は労働組合あるいは労働者代表と書面で36協定(労働基準法第36条)を結ぶ必要があります。また、働き方改革関連法の施行によって、年間で5日の年次有給休暇の取得が義務化されました。

 

36協定について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

 

この36協定で合意した以上の労働が発覚した場合や、従業員が取得する有休休暇が年間5日に満たない場合は企業に罰則が適用され、重大なコンプライアンス違反となります。

そういった事態を避けるためにも、36協定をはじめとする法律に対応したクラウド型勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の集計だけでなく、コンプライアンスの強化にもつなげることができます。

 

自社開発した勤怠管理システムの場合、法改正に速やかに対応することが難しいというデメリットがある一方で、クラウド型勤怠管理システムの多くは法改正のたびに自動でアップデートされるため、対応コストがかからず継続したコンプライアンス遵守が可能になります。

 

なお、クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際は「法定労働時間や労使間で合意した労働時間を越えた場合はアラートが届く」、「有休休暇取得が年間5日未満の従業員がいたら通知が届く」などの機能があるかなどを予め確認しておきましょう。

クラウド型勤怠管理システムの導入メリット④:管理業務の効率化を促進

これまで書類で有給休暇や残業の申請と承認を行う場合には、従業員に書類を提出してもらい管理職が確認して押印する手間がかかっていました。

 

クラウド型勤怠管理システムには、インターネットにさえ接続できれば申請から承認までの作業をPCやスマホ上で完結できる機能を備えているものもあります。

従業員は勤怠に関する書類申請作業に時間を費やす必要がなくなり、管理職は部下の仕事の管理や効率アップなどのマネジメント業務に専念できる時間をより多く確保できるようになることが期待できます。

自社に合った勤怠管理システムを選ぶポイント

現在、クラウド型勤怠管理システムは、数十種類以上のサービスが日本国内でリリースされています。

しかし、「クラウド型のシステムであればどれを選んでもよい」という訳ではありません。自社の従業員の働き方に合っていなかったり、機能を使いこなせなかったりすると、導入コストに対して十分な効果が発揮できない事態も考えられます。

 

クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際には、事前にどんな点に注意すればいいのか、次からはそのポイントを解説します。

クラウド型勤怠管理システム選択時のポイント①:使いやすさ

まず、導入を検討しているクラウド型勤怠管理システムの機能を調べてみましょう。あまりに多機能だったり、高度な機能が備わっていたりする場合、使い方の習得に時間がかかってしまうことがあります。

 

また、実際にシステムを使う従業員にとって、使いづらくストレスを感じるシステムだと、正確な勤怠管理ができず、入力や修正にかかる時間が導入前より増えてしまうといった事態も考えられます。

機能が一目でわかるほどシンプルか、現場の従業員にとって使いやすいか、導入前に従業員に一度ヒアリングしてみてからから決めるのもよいでしょう。

クラウド型勤怠管理システム選択時のポイント②:給与計算との連携

クラウド型勤怠管理システムで従業員の労働時間を自動で集計できていても、給与計算ソフトへの入力の際に別途マニュアルで入力が必要になると、計算ミスの発生や余計な工数がかかる要因になります。

 

そういったケースに対応するため、クラウド型勤怠管理システムには給与計算ソフトと連携する機能を備えているサービスが多数あります。給与計算に対応していれば、これまで手入力にかかっていた作業負担を大幅に減らせる可能性があるので、給与計算との連携に対応したシステムかの確認を行いましょう。

 

【勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携メリット】については、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

クラウド型勤怠管理システム選択時のポイント③:導入後のサポート体制

クラウド型勤怠管理システムは導入して終わりではなく、導入後のシステム定着や円滑な活用が真のゴールです。そのため、ほとんどのサービスは導入後の不具合チェックや、操作のレクチャー、無料の電話相談などを実施するサポート期間を設けています。

 

特に確認しておく必要があるのが、「サポートは有償か無償か」、「どのくらいの期間サポートを受け付けているか」、「問題が発生した際に臨機応変なサポートを受けられるか」といった点です。導入の前にサポート体制が手厚いかどうかもよくチェックしておきましょう。

【機能・料金を比較】中小企業向けのクラウド型勤怠管理システム6選

様々な規模の企業ですでにクラウド型勤怠管理システムの導入が進んでいますが、初めてシステムを導入する中小企業はどれを選べばよいのでしょうか。

ここからは、中小企業でも導入しやすく低コストなサービスを紹介します。

クラウド型勤怠管理システム①:ジョブカン勤怠管理

出勤管理・シフト管理・残業や、休暇のワークフロー申請・工数管理を組み合わせたプランを選んで利用します。料金はプランごとに従業員1人あたり月額200~500円で、初期費用とサポート費用は無料です。無料トライアル期間には全ての機能を試すこともできます。

 

ICカードやスマホ、LINE、Slackなど様々なサービスと連携した打刻ができるため、営業社員が多い企業には利便性の高さが魅力となりそうです。企業の就業規則や勤怠のルールに合わせてカスタマイズもできるため、中小企業から大企業まで幅広く導入されています。

クラウド型勤怠管理システム②:KING OF TIME(キングオブタイム)

初期費用不要で、従業員1人あたり月額300円〜で利用できます。導入前・導入後に無償サポートを受けられるため、初めて勤怠管理システムを導入する中小企業にとっては強い味方となるでしょう。

 

PCとインターネット環境(VPN不要)だけで勤怠管理ができるシステムです。これまでタイムカードで勤怠管理をしていたり、クラウド型のサービスに不慣れだったりする現場でも導入しやすい「操作の簡単さ」が特徴です。入退室を管理する「Akerun入退室管理システム」や労務データを管理する「SmartHR」、給与集計システム「MFクラウド給与」などの外部とのサービス連携も多数行っています。

クラウド型勤怠管理システム③:jinjer勤怠

従業員1人あたり月額300円〜で利用できます。導入時の設定をはじめ、サポート体制も整っています。煩雑な勤怠管理の一元化が可能になるシステムで、勤怠管理、給与計算、シフト管理、有給休暇の管理、などの多彩な機能から必要なものを選んで契約できます。

 

初めてクラウド型の勤怠管理システムを導入する場合は、勤怠管理や給与計算機能の組み合わせで契約をする、という使い方も可能です。従業員規模100~500人の企業を中心に導入されています。

クラウド型勤怠管理システム④:マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠を利用する際は、マネーフォワードが提供するその他のサービス(給与計算、経費精算、マイナンバー収集など)とセットでの契約が必須となります。

 

基本プランは、小規模の企業向けで月額3,980円の「スモールビジネス」と、複雑な会計業務や請求書発行の多い中規模以上の企業向けで月額5,980円の「ビジネス」の2種類が用意されています。なお、6人以上でマネーフォワード クラウド勤怠の機能を使う場合は、基本プランの料金にプラスして、従業員1人あたり月額300円が加算されます。

導入サポートは有償ですが、サポート期間は3カ月と長く用意されている点が特徴です。シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制などの多用な働き方に対応した勤怠機能を利用できます。

クラウド型勤怠管理システム⑤:IEYASU

打刻機能・勤怠管理レポートなどの機能が全て無料で利用できるクラウド型勤怠管理システムです。

 

中小企業の中でも、特にベンチャー企業で必要な機能とは何か?という点を追求した設計となっています。36協定に違反した労働時間になっていないかをアラートで知らせる機能も搭載されており、「人事・労務の業務が初めて」という方でも簡単に管理機能を使いこなすことができるシンプルな仕様となっています。

クラウド型勤怠管理システム⑥:AKASHI

10種類の勤怠管理機能を備えた「スタンダードプラン」であれば、従業員1人あたり月額300円で導入でき、初期設定サポートは有償で50,000円からとなっています。

 

初めて勤怠管理システムを導入する企業向けに開発されたサービスで、打刻や勤怠機能の使いやすさが特徴です。
なお、「プレミアムプラン」には、テレワークで勤務する従業員の勤務状況を確認できる「テレワーク機能」が付いています。

無料トライアルを活用して、自社に最適なクラウド型勤怠管理システムを選ぼう

クラウド型勤怠管理システムをいざ導入してみて、「やはり使いずらかった」、「必要な機能に対応していなかった」と後になって気付くこともあるかもしれません。

ミスマッチを未然に防ぐため、導入したいシステムをピックアップしたら実際の導入の前に無料トライアルを活用しましょう。ほとんどのクラウド型勤怠管理システムには、1か月程度の無料のトライアル期間が設けられています。

時期を分けてトライアルを実施し、従業員や管理職に使い心地を聞いたうえで、自社にとって最適なシステムを導入しましょう。

 

※記事内の料金は、2020年5月現在のものです。

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