テレワーク時のバックオフィス業務を効率化するクラウドサービスとは | akeruto_ はたらく未来のカギになる

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新型コロナウイルス感染症(COVID-19)対策として、企業にはテレワークやローテーション勤務の実施が求めてられています。

これまでテレワークが難しいと考えられてきたバックオフィス業務でも、クラウドサービスの導入によって、テレワーク対応と業務効率化を同時に実現可能となってきています。

 

今回は、バックオフィス業務に対応したおすすめのクラウドサービスを業務ごとに紹介します。

バックオフィス業務とは?

テレワーク時のバックオフィス業務を効率化するクラウドサービスを紹介します。
営業やマーケティング、開発、製造などの顧客と直接関係する部門を「フロントオフィス」と呼ぶのに対し、企業活動をサポートする総務、人事、労務、法務、経理、会計などの部門や業務を「バックオフィス」と呼びます。

会社を円滑に運営するうえで欠かせない業務を担う存在です。

テレワークでもバックオフィス業務に対応できるクラウドサービス

IT環境やデジタル技術が進化した現在、バックオフィス業務もクラウドサービスによる作業の自動化、一元管理が可能になりました。

インターネット環境があれば利用可能なクラウドサービスを利用することで、テレワーク環境化でもバックオフィス業務を円滑に行うことができます。

 

ここからは、バックオフィスの業務ごとにテレワーク環境下で活用可能なクラウドサービスを紹介します。

バックオフィスにおすすめのクラウドサービス①(経理・会計)

バックオフィス業務の代表格である経理や会計をテレワークでも可能にするクラウドサービスを紹介します。

クラウド会計ソフト freee

freeeは、帳簿の作成、請求書作成などの作業全般やデータを用いた経営分析にも対応した機能を備えたクラウド会計ソフトです。

使い方は簡単で、経理・簿記の知識がなくても経理作業を行うことが可能です。

 

使える機能によってプランが分かれ、3人までの利用はミニマムプランで月額2,380円〜、ベーシックプランで4,780円〜、10人以上の利用を想定したプロフェッショナルプランで月額47,760円〜となります。

導入後はチャットやメールなどでサポートが受けられるため、テレワークを機に初めてクラウド会計ソフトを導入する企業でも安心して利用できます。

弥生会計オンライン

会計ソフトとして利用している企業も多い、弥生会計のクラウド版です。

経理の特別な知識がない担当者でも、簡単に会計、経理業務を行うことができます。

 

基本的な機能が利用できるセルフプランは年間26,000円〜、サポートの充実したベーシックプランは年間30,000円〜の利用料金で、無料体験プランとして最大2か月間無料でサービスを利用できます。

バックオフィスにおすすめのクラウドサービス②(勤怠管理)

クラウド勤怠管理サービスを活用すれば、従業員のタイムカードや休暇申請などの書類確認のために出社する必要はなくなり、クラウド上で勤怠の管理や承認が可能になります。

KING OF TIME(キングオブタイム)

初期費用不要で、従業員1人あたり月額300円〜で利用でき、PCとインターネット環境(VPN不要)だけで勤怠管理ができるシステムです。

これまでタイムカードで勤怠管理をしていたり、クラウド型のサービスに不慣れな企業でも導入しやすい「操作の簡単さ」が特徴で、導入前・導入後に無償サポートを受けられるので、初めて勤怠管理システムを導入するという企業にとっては心強いサービスと言えます。

 

また、テレワークや在宅勤務用に、従業員がPCやスマートフォンから打刻できる「Myレコーダー」や、PCのログオン・ログオフやロック・アンロックのログを自動で出退勤打刻として記録する「KING OF TIME セキュアログイン」などの打刻方法も備えています。

入退室を管理する「Akerun入退室管理システム」や労務データを管理する「SmartHR」、給与集計システム「MFクラウド給与」などの外部サービスとの連携も充実しています。

IEYASU(イエヤス)

打刻機能・勤怠管理レポートなどの機能が全て無料で利用でき、シンプルな仕様が特徴のクラウド型勤怠管理システムです。

導入コストがかからず、テレワーク実施時に「試験的にクラウド型勤怠管理システムを試したい」という場合におすすめできます。

PCやスマートフォンでの打刻や、SlackやLINEなどのコミュニケーションツールでの打刻にも対応しており、在宅でも問題なく従業員の勤怠状況を管理することが可能です。

 

中小企業の中でも、特にスタートアップやベンチャー企業で必要とされる機能に特化した設計となっており、36協定に違反した労働時間になっていないかをアラートで知らせる機能なども搭載しています。

F-Chair+(エフチェアプラス)

こちらも、テレワーク環境でも従業員の勤務状況を詳細に把握できる勤怠管理システムです。

10名までは月額1万円〜利用可能で、1か月間の無料トライアルも用意されています。

 

特徴は、テレワーク中の従業員のPC画面を不定期に撮影する画面キャプチャ機能で、在宅時でも緊張感を持って作業を行える効果が期待できます。

また、ワンクリックで「着席」「退席」を申請できる機能もあり、顔の見えない環境でも厳密な時間管理を可能とするサービスになっています。

バックオフィスにおすすめのクラウドサービス③(労務全般)

従業員の入退社時に必要な手続きや、ハローワークや役所に足を運ぶ必要があった書類申請なども、クラウドサービスを活用すれば在宅で行うことができます。

 

そんな労務管理を可能にするクラウドサービスを紹介します。

SmartHR(スマートHR)

煩雑な管理が必要な労務業務を自動化して、担当者の負担を軽減するクラウドサービスです。

Web上で書類の作成や管理ができ、役所やハローワークへの提出も電子申請システムを介して行えるので、時間や経費の削減が可能です。

情報を一元管理できるので、従業員の入退社時の手続きや住所変更等の手続きもスムーズになります。

 

従業員数50人以下のスモールプランから、それ以上の規模向けにスタンダードプラン、プロフェッショナルプランの3タイプが用意されていて、利用料金の詳細は問い合わせが必要です。

jinjer労務

リーズナブルな勤怠管理システム「jinjer勤怠」を提供しているネオキャリアの労務管理サービスです。

労務管理上必要となる煩雑な書類の手続きや書類作成の管理をWeb上で簡単に行うことができます。

総務省が提供している電子政府(e-Gov)の外部連携APIに対応しており、これまで年金事務所やハローワークに出向いて提出していた社会保険の手続きもWeb上で申請を完了することができます。

入退社時に必要な手続きを始め、労務管理業務の多くをテレワーク環境で行うことが可能です。

 

利用料金は社員1人あたり300円〜ですが、「jinjer労務」単体での契約はできず、「jinjer勤怠」などとのセットでの契約が必要になります。

バックオフィスにおすすめのクラウドサービス④(その他)

上記以外に導入しておきたいクラウド上で管理できるサービスついて解説します。

Akerun入退室管理システム

オフィスの扉に後付で設置できるクラウド入退室管理システムです。

スマートフォンのアプリや交通系ICカードなどで扉の施錠、解錠をし、入退室した人のID情報や時刻をリアルタイムで管理、記録することができます。

誰が・いつ・どこにいたのかを正確に把握できることで、機密漏えいのリスクを未然に減らす効果が見込めるだけでなく、漏えい事案が発生した際に「誰が出入りしたか」の特定にも役立ちます。

 

また、新型コロナウイルス感染症の影響で、オフィスに出社する従業員が少なくなるなか、誰が出社しているか、オフィスに何時間滞在していたか、などをWeb管理画面からリアルタイムに確認できるため、テレワーク中の労務管理などに活用できます。

万が一自社内で新型コロナウイルス感染症の感染者が発生した場合でも、同時間帯に誰がオフィスに滞在していたかを特定することができるため、感染症対策にも活用できます。

 

KING OF TIMEなどの勤怠管理システムとAPI連携すれば、入退室の打刻情報がタイムカード代わりになり、労務管理の効率化も期待できます。

自社に合ったクラウドサービスを選ぼう

テレワークには適さないと考えられてきたバックオフィス業務も、クラウドサービスの有効活用によって柔軟な運用が可能になります。

自社のバックオフィスで、効率化できそうな業務を洗い出し、無料トライアルやサポートを活用しながら最適なクラウドサービスの導入を検討しましょう。

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