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オフィスをフリーアドレス化する3つのメリット・デメリットとは?

2019.11.27

IT技術の向上と共に、パソコン1台で場所を選ばず働く「ノマドワーカー」という働き方が流行して久しいですが、働き方改革の推進に伴い、在宅勤務やリモートワークといった勤務形態を取り入れる企業が増えています。
この在宅勤務やリモートワークといった制度と同時に注目されているのが、「オフィスのフリーアドレス化」です。
以前、流行後すぐに廃れてしまったこのフリーアドレスですが、常にオフィスにいなくても十分に仕事を遂行できるようになった近年、再びその効果が注目されています。

本記事では、このオフィスのフリーアドレス化について、そのメリット・デメリットついて解説していきます。

そもそも「オフィスのフリーアドレス化」とは?

オフィスのフリーアドレス可のメリットとデメリットを解説します。
社員に固定のデスクを持たせずに、毎日自由な席に座り仕事ができるオフィス環境のことを指します。
元々は1990年代に流行したこの「オフィスのフリーアドレス化」ですが、当時は取り入れる企業は多かったものの、すぐに廃れてしまいました。
これは、当時のIT技術が未発達であり、まだまだオフィス内でコミュニケーションを取る必要があったこと、情報は電子ではなく紙媒体での管理が一般的であったことに起因しています。

しかしIT技術の進化により、高性能なノートパソコンや便利なコミュニケーションツール、大容量データを安全に保存できるクラウドサービスなどが一般化したことにより、オフィスのフリーアドレス化が再び注目されるようになりました。

導入することで享受できるメリットは?

では、何故このフリーアドレス化を導入する企業が増えているのでしょうか。そのメリットを3点に分けて紹介します。

メリット①:物理的スペースの減少による、固定費の削減などの効果

これが一番思い浮かびやすいメリットかもしれません。
社員固定のデスクが無くなることで、物理的なスペースが減り、その分固定費が削減できます。オフィス自体の面積を減らせば、地代家賃・電気代の節約が可能です。
人員が増えた場合や人事異動の場合にも、煩わしいデスクの移動が無くなるため、スムーズにオフィス内のレイアウトを変更することができます。
更に、個人管理の書類やデスク備品が減ることにより、オフィスのクリンネスにも繋がりますし、紙情報をデスクに置きっぱなしにすることが無くなるので、セキュリティ向上にも一役買います。

メリット②:コミュニケーションパフォーマンスの向上

次のメリットとして、社内のコミュニケーションパフォーマンスの向上が挙げられます。
座席が自由になれば、隣に座る人もランダムになり、多くの人と関わる機会が生まれます。部署や役職が違う人と普段からコミュニケーションが発生していれば、風通しの良い社風になることが期待できます。
また例えば、普段業務で関わる事が少ない他部署のメンバーとの関わりが増えることで、互いに知見を得ることができるため、新しいアイデアが生まれ新事業に繋がる可能性も出てきます。
更に、チーム内で席を近くにすれば、ちょっとしたミーティングであればその場で行うことができ、業務効率化を図ることもできます。

メリット③:生産性の向上

オフィスのフリーアドレス化は、社員の生産性の向上にも繋がります。
固定のデスクの居心地の良さは、時には社員の気を緩めることに繋がります。
フリーアドレス化をすることで、社員は毎日新しい気持ちで仕事に向き合うことができるだけでなく、上司や上役が近くで仕事をする機会も多くなり、常に適度な緊張感を持って仕事に集中することができます。
また、集中エリアやコミュニケーションエリア、電話エリアなど、目的別のエリアを設ければ、更に効果的です。

フリーアドレス化で考えられるデメリット

上記のように、オフィスをフリーアドレス化することにより享受できるメリットは多いです。
しかし、そこにはもちろんデメリットも存在します。主なデメリットを3点挙げてみましょう。

デメリット①:「どこに誰がいるか分からない」ことで勤怠管理が煩雑になる

固定のデスクが無いので、どこに誰がいるか分からなくなってしまいます。極端な話、誰がサボっているかの把握も難しくなります。
また、誰かに直接相談したい時や、周りに聞かれたくない話をする際などは、社内を探し回る必要も出てきます。

デメリット②:「自分のデスクが無い」ことで所属意識が低下

オフィス内に自分の固定デスクが無いことで、自社や自部署への所属意識が低下することが2つ目のデメリットになります。
所属意識の低下は、社内全体の士気低下に繋がる恐れもあるため無視できない問題ですが、これはなかなかITツールなどでは解決が難しいと言えます。

デメリット③:「席が自由である」ことで集中力が下がる可能性がある

フリーアドレス化により、生産性が向上するメリットがあると解説しましたが、反対に集中力が下がる場合も考えられます。

「見慣れない人や上司が近くにいると集中できない」
「固定の席でないと落ち着かない」
「適度な距離感を保つことが難しい」
と考える人も少なくないでしょう。

仲が良い人とばかり隣に座り、業務をおろそかにする社員が出てくる場合もあります。

「オフィスのフリーアドレス化」特性をよく理解し、導入は慎重に判断を

本記事では、オフィスのフリーアドレス化について、そのメリット・デメリットを紹介してきました。
オフィスをフリーアドレス化することによるメリットはもちろんありますが、デメリットも考慮しなければなりません。
もしフリーアドレス化を導入するのであれば、自社の業種や文化に合わせ、その特性とリスクをよく理解しておく必要があるでしょう。

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