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オフィスを増床するときにチェックするべき注意点5選

2020.05.15

会社の成長や新規事業の立ち上げによる人員増加などで、オフィスのスペース拡張を検討することがあると思います。
オフィスの増床は自社ビジネスの順調さを表すものでもあり、事業成長の1つの指標でもあると同時に社外へのアピールにもなりますが、事前に検討すべきことも多くあるため注意が必要です。

そこで、今回はオフィスの増床をスムーズに行えるように注目すべきポイントをまとめてみました。

オフィス移転か、内部増床か

オフィスを増床するときにチェックするべき注意点を5つご紹介します。
オフィスのスペース拡張には、大きく「移転」と現在のオフィスと同じ建物内で他の部屋やフロアを新たに借りる「内部増床」の2つがあります。

 

内部増床は移転よりコストを抑えられますが、例えば同じフロアでの増床が難しい場合などにフロアが分かれることで従業員間のコミュニケーションに影響が生じる可能性があります。

一方の移転は、これまでの環境を一新することで気分転換になりますが、内部増床より多くの準備期間やコストが必要となります。

 

しかし、どちらの方法でも増床前に注目するべきポイントは共通する部分が多くあるため、以下で主要な5つのポイントを確認していきましょう。

オフィス移転と内部増床に共通する主要な5つのポイント

それでは、オフィス拡張のための増床で注意しておきたいポイントを挙げてみます。

オフィス移転と内部増床に共通する5つのポイント①:移転や増床の理由の洗い出し

増床を検討するということは、現在のオフィスで収容できる人員容量やスペースが足りないということになると思いますので、「足りないスペースはどこか」ということを明確にしておくことが必要です。

 

例えば、人員が増えて「デスクを置くスペースが足りない」のか、多くの従業員で利用できる「広い会議室が必要」なのか、またはその両方なのか、などの理由によってどの程度のスペースが必要かが変わってきます。

 

まず、移転や増床にあたって必要な項目を挙げて、予算や候補となる移転先や増床フロアなどの条件も勘案し、その中でも何を優先すべきかを考えることが大切になります。

移転・増床のためのプロジェクトチームを立ち上げて検討するのも、様々な要件や課題を洗い出すのに有効でしょう。

オフィス移転と内部増床に共通する5つのポイント②準備期間

現在使用しているオフィスが入居する建物で新しく別の部屋やフロアを借りる内部増床であれば、審査の時間や手間を短縮できるケースもありますが、移転の場合は現在入居しているオフィスの解約予告期間の関係で、より長い準備期間が必要になることに注意が必要です。

 

一般的にオフィスの解約予告は6か月前の場合が多いですが、物件によって変わってきますので、現在のオフィスの賃貸借契約書を確認して、それに合わせた移転希望日を設定しましょう。

特に、移転の場合はオフィスの原状回復工事を実施した後の引き渡しとなるケースがほとんどですので、その分の期間も想定しなければなりません。

 

また、移転でも内部増床でも様々な工事や業者の手配が必要になり、時間がかかるものもあるため、内装業者や引越し業者との打ち合わせ、原状回復工事など、やるべきことをまとめてスケジュールを作成することが大切です。

移転や増床に際してのスケジュール作成については、こちらの記事も参照してみてください。

オフィス移転と内部増床に共通する5つのポイント③動線

人員が増えてデスクやキャビネットなどの什器が多くなると、オフィス内の通路の間隔が狭くなり、従業員の移動に支障をきたしてくることがあります。

そういった状況を改善するためのオフィスのレイアウト変更に、移転や増床のタイミングは最適といえます。

 

十分な通路の幅を確保して、できるだけスムーズに移動できるよう動線を整理しながら、増床によってできるスペースを有効に活用できるようにしましょう。

またオフィスの入口から近いスペースに応接室や来訪者用の会議室を設置するなど、来客時の利便性も考えた動線の確保も重要です。

導線の整備は、業務の効率化にもつながる重要なポイントといえるため、ぜひ移転や増床のタイミングで検討すると良いでしょう。

オフィス移転と内部増床に共通する5つのポイント④従業員間のコミュニケーション

移転や増床でオフィスが複数フロアに分かれると、従業員が同一フロアに同居する場合に比べて、従業員間のコミュニケーションは取りづらくなることが予想されます。

また、業務のために異なるフロアを頻繁に行き来することになると、業務の効率や生産性にも影響が出ることが予想されます。

 

この課題を解決するためには、例えば部署間の業務連携を取りやすいよう執務室は同一フロアにして、来客対応をする受付や会議室、応接室は別フロアにする、というのも有効な対策の1つといえます。

オフィスのスペースが広くなっても従業員間のコミュニケーションを活発にしたい場合は、新たに多目的エリア(フリースペース)を設置することも効果的です。

オフィス移転と内部増床に共通する5つのポイント⑤オフィスセキュリティ

移転や増床の際は、これまで以上に広いスペースや多くの人員をカバーしなくてはならないことが多いため、オフィスのセキュリティ対策を再検討することも大切になります。

 

この課題に対しては、例えば権限を持つ人だけがオフィスや特定の部屋などに出入りできる入退室管理システムをオフィスに導入して、誰が・いつ・どのエリアにアクセスしたかを管理するのは有効なセキュリティ対策となります。

 

入退室管理システムには、暗証番号認証、カード認証、(スマートフォンの)アプリ認証、指紋認証、顔認証など複数の認証方法があり、セキュリティ強度が高いほど、コストが高くなる傾向にあります。

執務室などの部外者の入室を防ぎたいエリアではカード認証やアプリ認証の入退室管理システムを導入し、サーバールームや金庫、機密書類などを保管する重要エリアには指紋認証や顔認証を敷くなど、エリアによってセキュリティの強度にメリハリをつけるとコスト対策にもなるでしょう。

 

入退室管理システムやゾーンセキュリティについては、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

オフィスの移転や内部増床をきっかけに、業務効率化やセキュリティの向上を実現する

オフィスの移転や増床で注意するべき5つのポイントをご紹介しました。

オフィスの移転や増床は、業務効率化や従業員のモチベーション向上、さらにはセキュリティの向上などを実現する良い機会です。

まずは移転や増床を必要とする理由を洗い出し、期間やコストなどの条件を鑑みて自社に最適な方法を検討してみてはいかがでしょうか。

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