オフィス移転時に考えたい働き方改革のポイント3選と勤怠管理方法 | akeruto_ はたらく未来のカギになる

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オフィスワーカーにおいてそう何度もあることではないオフィス移転。
オフィス移転が行なわれるのは、現在のオフィスに人員が増え手狭になった、様々な場所に点在していたグループ企業を1つに集約する、本社と近い場所に引っ越す、などの理由が考えられます。
働く場所や環境が変わるということはとても新鮮ですが、オフィス移転は「働き方改革」を行うチャンスでもあるのです。
オフィス移転を単なる「引越し」と捉えるだけではなく、自社で働く社員が目指すべき働き方を考えた上で「働き方改革」に取り組んでみてはいかがでしょうか。

今回はオフィス移転を検討している企業の経営者や総務の方にお伝えしたい、働き方改革を実行する上でのいくつかのポイントを紹介します。

オフィス移転時に取り入れたい働き方改革の3つのポイント

オフィス移転時に考えたい働き方改革のポイントを紹介します。
上述の通り、オフィス移転は、その企業で働く社員の働き方について改めて考える良い機会になります。社員の意向に沿った働き方を企業全体で策定し、実行していくことが働き方改革を進める上で大切です。
従来の「毎日決まった時間に出社して、決められた座席で仕事をする」という働き方の他に、現在は社員のモチベーションやワークライフバランスの向上に繋がるような働き方が多く存在します。

今回はオフィス移転において導入を検討していただきたい3つの勤務形態について紹介します。

①固定席を作らないフリーアドレスの導入

フリーアドレスとは、オフィス内で社員それぞれの固定席を作らず、自由な席で仕事が出来る勤務形態のことです。
従来の固定席で仕事をするという働き方は、社員同士のコミュニケーションが疎遠になり、人間関係が狭くなりがちでした。自分と同じ部署・課にも関わらず、座席が遠いためほとんど会話をしたことが無い、どんな仕事をしているのか分からない同僚が存在してしまう場合もあります。

一方、フリーアドレスは社員同士でコミュニケーションを取ることが増えるので、コミュニケーション力が必然的に高まり、人間関係も広がります。今まで会話をしたことが無かった他部署の社員との会話の中から、自分の担当する業務での問題点を解決する糸口が見つかることもあります。
また、従来の固定席の場合は、営業などで外出している社員の席もそのまま確保されていましたが、フリーアドレスの場合は座席を流動的に使用することができるため、現状よりも社員の収容人数を増やすことが可能になります。
無駄なスペースを削減することでオフィスにかかる賃料などのコストも削減することもできます。

②ワークエリアの環境を整備するABWの導入

ABWとは「Activity Based Working」の略であり、オフィスで働く社員のモチベーションが向上するようなワークエリアを設け、仕事をする場所を自由に選択できる勤務形態のことです。
一人で集中したい時は静かに集中できるスペースに移動する、同僚との打ち合わせをソファーなどのフリースペースで行うといったABWを取り入れた働き方は、会社から決められた場所と時間の中で働くのではなく、各々の業務に適したエリアを使い分けて働くので、働く場所と時間の使い方、業務の進め方を社員一人ひとりが主体的に考えながら働くことが可能になります。
また、社員のメンタルヘルス向上のために、カフェテリアなどのリフレッシュスペースを充実させたり、オフィスの緑化を進める企業も増えています。

③時間や場所の制限を受けないテレワークの導入

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用しながら、オフィスとは別の場所において時間や場所の制限を受けずに仕事をするという勤務形態のことです。
テレワークは、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3つに分けられます。
それぞれについてご紹介します。

①モバイルワーク
モバイルワークとは、いつ・どこにおいても業務ができる状態のことを指します。
基本的にはオフィス以外の場所で働き、メールや電話によってコミュニケーションを取りながら、必要に応じて出社をするという形態です。
モバイルワーカーは毎日出社するわけではないため、社員数に対して100%の席を確保する必要はなく、50~80%の席を用意することによって、コストを削減しオフィスを有効的に利用することが可能になります。フリーアドレスと併せて導入をすることもできます。

②サテライトオフィス勤務
サテライトオフィスとは、企業の拠点から離れたところに設置されたオフィスのことを指します。
都心にある本来のオフィスではなく、住宅街に近い郊外などに設けていることが多いため、通勤しやすく、通勤時の混雑を避けることが可能になります。
逆に、郊外に拠点がある企業の場合は、都心部にサテライトオフィスを設けています。

③在宅勤務
在宅勤務とは、通勤せずに自宅にて仕事を行う勤務形態のことを指します。労働日の全て、もしくは、週に数日決められた日に在宅勤務をする場合などがあります。
在宅勤務によって、これまで通勤時間に充てていた時間を業務時間に充てることができ、より効率の良い働き方をすることが可能となります。
また、これまで就労することが難しいと考えられていた社員も自分自身の生活を保ちながら働くことが可能になります。
特に育児休業や介護休業をしている社員は、日々の慌ただしい生活の中で「すきま時間」を使って自宅で仕事をすることができるので、休業状態から復職への道のりを早めることが可能となります。

このようにテレワークは、社員のワークライフバランスを考慮した勤務形態となっています。
働きながらの子育てや親の介護など、以前は仕事と両立させることができずに仕事を辞めるしか方法が無かった問題も、このような勤務形態を選択することで、仕事を辞めずに両立をすることも可能となります。

フリーアドレス、ABW、テレワークのデメリットは「勤怠管理」

オフィス移転における働き方改革のポイントについて述べてきましたが、多くのメリットが存在する一方で、デメリットも存在します。その1つとして挙げられるのが「勤怠管理」です。

フリーアドレスとABWはオフィス内の固定座席で勤務をする形態ではないので、社員の勤怠が分かりにくい現状にあります。
また、テレワークにおいては、そもそも拠点のオフィスで勤務をしていないため、フリーアドレスやABW以上に勤怠管理が困難になります。
社員の業務開始時間や終了時間、労働時間といった就労実態をきちんと把握することは働き方改革において重要な課題です。
オフィスの固定席で仕事をするという従来の勤務形態であれば、出欠勤や残業時間が周囲の社員によっても把握できますが、フリーアドレスやABW、テレワークという勤務形態は、周囲の社員によって把握することは難しく、自身でしっかりと申告する必要があるため、勤怠管理の方法を確立する必要があります。

入退室管理システム・勤怠管理ツールの導入

フリーアドレスやABW、テレワークという勤務形態を、働き方改革として導入した際に取り入れてほしいものが「入退室管理システム」です。
オフィスで使用する「入退室管理システム」とは、管理をしたいオフィスの扉に電子錠を設置して、従業員個々のスマートフォンやICカードで施錠、解錠をして、パソコンにそのログを残すサービスです。
「いつ」「誰が」「どこに」入退室したのかという点を明確にすることが出来るため、特定の部屋への人の出入りを厳密に把握することが出来ます。
フリーアドレスやABWの勤務形態をとる企業が入退室管理システムを導入すれば、固定席の無い状態であっても、社員の入退室を把握できますし、勤怠管理システムと連携すれば正確な労働時間を記録することもできます。
またサテライトオフィス勤務を導入している企業はサテライトオフィスに入退室管理システムを導入するか、もしくは入退室管理システムが導入されているオフィスをサテライトオフィスとすることで社員の入退室を把握ができるようになります。
そして、モバイルワークや在宅勤務を導入している企業は、社員がスマートフォンやモバイル端末で利用することができたり、パソコンの操作ログによって勤怠を記録できる勤怠管理ツールを導入することで社員の労働実態が把握できます。

現在、入退室管理システムや勤怠管理ツールには様々なメーカーの製品がありますが、例えば「Akerun入退室管理システム」は、デバイスを扉に貼り付けるだけで設置が完了でき、NFC対応のカードやスマートフォンアプリで施錠、解錠することが可能となっているため便利です。

オフィス移転は社員の立場に立った働き方改革のチャンス

オフィス移転時に取り入れたい働き方改革のポイントを述べてきましたが、いずれも、社員の仕事に対するモチベーションやワークライフバランス向上に繋がるものとなっています。
これからのオフィスは、働く場所や時間を柔軟に変動させながら、労働時間をしっかりと把握することで、社員にとって働きがいのある場所となるのです。

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