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失敗しないオフィス移転のスケジュール感を半年前から時系列で解説

2019.11.06

オフィス移転のスケジュール感を紹介します。
オフィス移転は、会社の働く環境を変える大きなチャンスです。
初めてのオフィス移転は、「いつまでに何をすべきなのか」「何に気を付けるべきなのか」など、わからないことが多くありますが、時間もお金もかかるため、失敗するわけにはいきません。

本記事では、オフィス移転を実施する際の手順を、時系列でご紹介します。

【6か月前のスケジュール】オフィス移転決定前の6つの段取り

オフィス移転は想像以上に時間や手間がかかるものです。
移転直前になって慌てることがないように、準備は6か月以上前から始めるべきです。

それでは、移転計画はどのように立てていけばよいのでしょうか。

①:移転の目的を明確化する

オフィスの移転を検討するにあたり、「何のために移転するのか」という目的を明確にすることが重要です。
明確にすることで移転する必要がないことに気が付くこともあるでしょう。
あとから気づいて取り返しのつかないことにならないよう、移転計画の1番最初に目的を考えるべきです。

まずは、現在のオフィスの問題点を洗い出しましょう。
賃料、交通面、広さ、内装、レイアウトなど、移転の目的を明確にすることで、ある程度移転先の条件を絞ることにもなり、新オフィスの物件探しにも役立ちます。

②:移転先の条件を設定する

広さや交通機関、採光、賃料などの条件を明確に設定します。
その際、譲れない点や妥協できる点もある程度考えておくと良いでしょう。
実際に物件の下見に行き、相談する際に話がスムーズになります。

③:大まかな移転スケジュールを作成する

移転の希望日をもとに、必要な作業やスケジュールの整理を行います。
オフィス移転には、工事や作業がつきものです。初めから細かいスケジュールを組むことは困難であるため、大まかにスケジュールを立てます。
その際、現在のオフィスの解約予告を出すタイミングで、オフィスからの退去期限が決定するため、前後の業務スケジュールを考えることが必要です。

④:移転にかかるコストを試算する

オフィス移転のコストを考える際には、移転先の物件の賃料や新しいオフィスの内装工事費用のことを考えると思います。
しかし、その他にも引越しにかかる費用や現オフィスの原状回復にかかる費用も考えなくてはいけません。
原状回復には意外と費用がかかるため、保証金の返済とともに移転コスト全体を考えるときには必ず考慮して、計画することが重要です。

⑤:物件契約

大まかなスケジュールを立て、コスト計画も立てたら、賃貸借契約を交わします。
自身で決めた移転先の条件に見合った物件であるか、確認し、重要事項説明書もしっかり確認しましょう。

⑥:現オフィスの解約予告

オフィスの契約解除には、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。
解約予告は通常6か月前に書面で提出しますが、間違いのないように、契約内容を事前に確認してから進めるようにしましょう。

【2~5か月前のスケジュール】新オフィスの移転決定後にする4つの段取り

ここまでは移転計画の手順を説明しましたが、実際に新オフィスが決まった後は、どのような準備が必要になってくるのでしょうか。

①:レイアウトを考える

現オフィスでの課題点を出し、効率的に働くことのできる環境づくり(動線やコミュニケーション設計)にはどういうレイアウトにするべきか考えます。
また、レイアウトをする際は、法律の制限などが入ることがあるため、設計担当者と相談が欠かせません。
レイアウトを決定するまでに時間がかかるため、5か月前にはレイアウトを考え始め、3か月前には完成させることは必要です。
什器なども併せて検討するとよいでしょう。

②:引越し業者の選定をする

引越し業者を選ぶ際、通常は、費用のみで比較することが多いと思いますが、費用よりも、スムーズに引越しできる業者を選ぶことが大切です。
新しく買った家具の搬入や、システム構造のスケジュールを考慮した引越しが必要になるため、移転スケジュールを把握し、臨機応変に対応してくれる業者を選ぶことも重要と言えるでしょう。
引越し業者の選定は、打ち合わせや見積もりの関係で4か月前には始めるといいでしょう。

③:現オフィスの原状回復の見積もりを出す

現オフィスの明け渡しの際には、原状回復する必要があります。
契約書の内容や、オーナーやビル管理会社と明け渡しの条件を確認したうえで、原状回復のための工事の見積もりを取るようにします。
全体でどのくらいの費用がかかるか把握するために、概算見積もりは6か月前には取り、打ち合わせを経て、正式な見積もりを3か月前には取ることをおすすめします。
原状回復工事それ自体は、移転が済んでから行われることもあるため、移転までにやるべきことは正式な見積もり書を出してもらい、原状回復工事の契約をするところまでです。

④:電気、通信の変更を把握する

移転に伴い、電話番号、インターネット接続業者の変更、電気配線の工事などの手配が必要です。
電話番号が変更になる場合は、取引先への連絡や、印刷物の記載事項の変更などの業務が発生するため、変更の有無は早めに確認したほうがよいでしょう。
インターネットの接続は、業者を変更しなくても、工事に1か月ほどかかる場合があります。こちらも早めの対応が必要です。

電気配線に関しては、オフィスのレイアウトによっては工事が必要になることもあります。
移転が決まり次第、担当者に確認することをおすすめします。
この作業は2か月前には取り掛かることが必要です。

【1か月前のスケジュール】オフィス移転直前に行う2つの段取り

①:新オフィスでの内装・設備工事

これから新しいオフィスで仕事をしていくにあたり快適なオフィスになるよう、計画に基づいて空調や下水道、電気などの設備をしっかり取り付けてもらいましょう。

②:新オフィスに関する社員への情報共有

新しいオフィスマニュアルを作成し、社員へ向けて社内オリエンテーションを実施することで社内メンバーの理解が進み、どのように働くと効果的か、イメージしてもらいやすくなるでしょう。

しっかりとした手順を踏んで、後悔しないオフィス移転計画を立てよう

オフィス移転には時間も費用も伴うことがお分かりいただけたかと思います。
会社のこれからのことを考えるとじっくり練ったオフィス計画が必要です。
働きやすい快適な仕事環境を手に入れるためにも、上記で紹介した手順を踏み、移転準備をすることをおすすめします。

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