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【時間外労働の罰則付き上限規制】中小企業の準備と対策について解説

2020.03.04

国が推進する「働き方改革」が本格的にスタートし、2019年4月から大企業には時間外労働の上限規制が適用されています。そして、2020年4月からは、中小企業にも同規制の適用が始まります。

中小企業は、時間外労働の罰則付き上限規制の適用を目前に控え、自社の対応を総点検する時期に入ってきていますが、経営資源が限られる中、対応がなかなか難しく苦慮しているという企業も多いかもしれません。

本記事では、時間外労働の罰則付き上限規制の概要や、その準備・対策について解説します。

(「時間外労働」について、詳しくはこちらの記事をご参照ください)

時間外労働の罰則付き上限規制の概要

中小企業の時間外労働の罰則付き上限規制について説明しています。
労働基準法では、時間外労働(1日8時間・1週40時間を超える労働)や休日労働(法定休日(週1回の休日)における労働)が原則、禁止されています。

時間外労働や休日労働の発生が見込まれる場合は、労使間で時間外・休日労働協定(36協定)を締結し、所管の労働基準監督署へ届け出ることが必要です。

この36協定で取り決める時間外労働時間数については、改正前も、月45時間・年360時間などの上限の基準を定めた厚生労働大臣の告示はありました。
ただ、臨時的な特別の事情が予想される場合には、36協定に特別条項を付帯して、これらの時間を超える時間外労働を行わせることも可能でした。

 

これが改正により、時間外労働の上限が法律に規定され、これを超えた場合に罰則が適用されることになりました。
原則は月45時間・年360時間とされ、特別条項を付帯しても以下の上限を上回ることはできません。

この上限規制は、大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月以後の期間のみを定めた36協定から適用されます。

 

・年720時間以内
・休日労働を含め 月100時間未満
・休日労働を含め 2~6か月平均80時間以内
・月45時間を超えることができるのは年6か月まで
※建設事業、自動車運転の業務等は、適用が5年間猶予され、2024年4月以降も一部、取扱いが異なります。

 

次からは、時間外労働の上限規制への対応について、3つの対策を紹介します。

【時間外労働の上限規制への対策①】正確な労働時間の把握

1つ目の対策は、正確な労働時間の把握です。

時間外労働の上限規制の適用後には、日々や単月の上限はもちろん、複数月平均や年間の上限なども考慮し、今まで以上に正確に労働時間を把握・管理していくことが求められます。

 

労働時間の把握については、2017年1月に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が策定され、2019年4月改正の労働安全衛生法では、健康管理の面からも、労働時間の状況の把握が義務付けられました。
これらの義務等に対応するためにも、正確な労働時間の把握は必要となります。

 

労働時間の把握の方法については、前出のガイドライン等に基づき、極力、自己申告制は避け、タイムカードやICカードなどの客観的な方法を採用すると良いでしょう。

把握方法の検討にあたっては、「リアルタイムで時間外・休日労働時間を把握し、上限に達しそうな場合はアラートが出る」、「複数月平均を算出できる」などの機能がある勤怠管理システムの導入も有力な選択肢となります。

 

一方で、勤怠管理システムを使用する側の従業員への周知も重要です。
一般従業員は、経営者や人事労務担当者よりも時間外労働について危機意識を持っていない場合がありますので、出退勤管理の重要性について研修や意識啓発を行い、始業時・終業時に正確に打刻することを徹底していく必要があります。

【時間外労働の上限規制への対策②】業務の棚卸し・平準化

2つ目の対策は、業務の棚卸しと平準化です。

まずは、各従業員がどのような業務を行っているのか、業務の棚卸しを行い、見える化します。
業務の棚卸しは、全従業員が行うのが理想ですが、時間が限られる場合は、残業の多い従業員を優先して進めましょう。

 

次に、見える化された業務を、当該従業員でないとできない業務とそれ以外の業務に振り分けます。
それ以外の業務の部分を比較的、余裕がある従業員などに担当してもらい、全体として業務の平準化を図っていきます。

業務の棚卸しを行い、見える化することは、省略・廃止できる業務の洗い出しにもつながります。
社内会議の時間短縮や資料・報告書の簡略化、社内での情報の集約や共有の方法の見直しなど、今まで当たり前だった業務も事業活動に支障のない範囲で取捨選択し、スリム化していきましょう。

 

時間外労働削減への取り組みについては、厚生労働省が運営する「働き方・休み方改善ポータルサイト」(https://work-holiday.mhlw.go.jp/case/index.php?action_kouhyou_caseadvanced_index=true)に、業務の棚卸しの他にも多くの取り組み事例が紹介されていますので、参考にされてはいかがでしょうか。

【時間外労働の上限規制への対策③】助成金の活用による設備投資

3つ目の対策は、助成金の活用による設備投資です。

助成金の活用により、業務効率化・生産性向上のための設備投資を行い、時間外労働の削減につなげます。
働き方改革を支援する助成金は複数ありますが、本記事では「業務改善助成金」を紹介します。

 

業務改善助成金は、生産性を向上させ、「事業場内で最も低い賃金(事業場内最低賃金)」の引上げを図る中小企業・小規模事業者を支援する助成金です。

助成対象となる事業場は、以下のすべての要件を満たす事業場です。

 

〇事業場内最低賃金850円未満
〇事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差額が30円以内
〇事業場規模100人以下
※令和元年度(申請期限2020年3月31日)の場合

 

上記の対象事業場が生産性向上のための設備投資(機械設備、POSシステム等の導入)などを行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった経費の一部が助成されます。

助成金の支給額の一例としては、事業場内最低賃金の25円の引上げを2名の労働者に対して行った場合、設備投資などにかかった経費の4/5(上限40万円)が助成されます。

36協定届の新しい様式もチェック

時間外労働の上限規制の適用にあたっては、36協定届の様式も新しくなります。大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月以後の期間のみを定めた36協定から、新様式での届出が必要となります。

36協定届の新様式については、厚生労働省のサイトでご確認ください(https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html#h2_free6)。この協定届で、労使間の協定を兼ねることができます。

 

新様式にはチェックボックスが新設されており、時間外・休日労働時間の合計が上限を超えないことを労使で確認し、予めチェックを入れなければ、有効な協定届とはならないとされています。

なお、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合、36協定の締結の相手方となる「労働者の過半数を代表する者」の選出ルールについても、2019年4月から労働基準法施行規則に「使用者の意向に基づく選出ではないこと」という記載が追加されています。

提出時に窓口で確認される場合もありますので、従前からの選出ルール「労働基準法上の管理監督者ではないこと」、「協定等を締結する者を選出することを明らかにして実施される投票、挙手等の方法で選出された者であること」と併せて、改めて確認しておきましょう。

 

本記事では、時間外労働の罰則付き上限規制の概要や、その準備・対策について紹介してきました。中小企業も時間外労働の上限規制の適用が間近に迫ってきています。今一度、自社の対応状況を総点検し、備えを万全にしておきましょう。

(執筆: 社会保険労務士 水間 聡子)

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