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オフィスセキュリティを考える。コストや従業員負担に配慮した対策とは

2019.12.09

企業の資産としてよく挙げられるものに「人・物・情報」というものがあります。

しかし、それらの会社の資産は侵害されるリスクと表裏一体であり、オフィスセキュリティを疎かにすると資産がリスクに変わってしまう場合もあります。

今回は、オフィスセキュリティが不十分な場合に考えられるリスクや、リスクを抑えるためにはどのような点に気をつければ良いのかをご紹介します。

オフィスセキュリティを疎かにした場合のリスクとは

オフィスセキュリティを考える
はじめに、オフィスセキュリティを疎かにすることで発生する可能性の高い3つのリスクをご紹介します。

オフィスセキュリティが不十分な場合のリスク①:人的リスク

人的リスクとは、経営者や従業員の身体にかかわるリスクのことです。

経営者や従業員に危害を加えることを目的に侵入するというケースはあまりないかもしれませんが、窃盗目的の侵入が発覚した不審者が逃走を試みて、制止する従業員を振り切ったり、ぶつかるなどして怪我をしてしまうといったケースが考えられます。

いずれにしろ、不審者が社内にいるという状態は不慮の人的リスクを招く可能性を高めます。

オフィスセキュリティが不十分な場合のリスク②:物的リスク

物的リスクとは、オフィスや施設内に存在する物品などにかかわるリスクのことです。

現金や小切手、あるいはパソコンや出荷前の商品や製品など、オフィスや施設内にはさまざまな金銭的価値を備えた物品が保管されています。これらの物品をオフィスに侵入した不審者が窃盗したり、破損するなどの被害が考えられます。

オフィスセキュリティが不十分な場合のリスク③:情報リスク

情報リスクとは、情報漏えいやデータ流出にかかわるリスクを指します。

関係者を装って執務室に入った不審者が、PC画面を盗み見たり、ミーティングの内容を盗み聞きしたり、あるいはデスクに放置された書類やゴミ箱に廃棄された書類を持ち去るなどの被害が考えられます。

「人・物・情報」に関連した以上の3つが、オフィスセキュリティを疎かにすることで発生する可能性のあるリスクですが、これらはきちんとしたセキュリティ対策を実施することで、事前に防ぐことが可能です。

オフィスセキュリティを実施するうえで気を付けるべきポイント

次に、オフィスでセキュリティ管理を行う上で気をつけるべきポイントを2つご紹介します。

オフィスセキュリティ対策①:入退室管理システムを導入する

オフィスセキュリティを実施するうえで大切なことは、「誰が」、「いつ」、「どこに」入退室したかをしっかりと管理することです。
特に、企業の情報管理の面から、入退室管理を行うことで、機密情報などを取り扱う部屋に、その情報にアクセスできる適切な人物のみが出入りしているかどうかを確認できるようになります。

そして、その管理方法としておすすめなのが「入退室管理システム」です。

「入退室管理システム」とは、出入りを制限したいエリアの扉に機器を設置して、人の入退室を管理するものです。
機器を設置した扉はオートロックで常に施錠された状態となり、入退室は権限を与えられた人だけに限定され、権限を持たない人物の侵入を防ぐことができます。解錠方法としては暗証番号認証、カード認証、(スマートフォンの)アプリ認証、指紋認証、顔認証などがあります。

また施錠・解錠の情報はデータとして自動保存されるので、前述した「誰が」「いつ」「どこに」入退室したかを把握できるようになります。

従来のような「受付で誰が来たかを記帳し、退出時に確認をする」という方法よりも、格段にセキュリティレベルを上げることができるうえ、入退室時の事務作業の手間を減らすことも可能です。

さらに、オフィスの入口のドアに入退室管理システムを導入することで、悪意を持って侵入してくる不審者を防ぐこともできるため、防犯にも役立てることができます。

オフィスセキュリティ対策②:ゾーンセキュリティを考える

暗証番号認証から顔認証まで入退室管理システムには複数の認証方法がありますが、セキュリティ強度を高めるほどコストも高まるのが一般的です。

導入にかかるコストを考慮したうえで、賢くオフィスセキュリティを行うために重要になるのが「ゾーンセキュリティ」という考え方です。

一言でオフィスと言っても、来客を含む誰もが自由に入ることのできるオープンスペースから、執務室、役員室、さらにはサーバールームや倉庫まで、その企業によって様々な区域に分けることができます。
その区域(=ゾーン)によって、セキュリティレベルを変えるのがゾーンセキュリティになります。

例えば、公共性の高いゾーンは監視カメラのみを設置し、部外者の入室を防ぎたいゾーンにはカード認証やアプリ認証を、さらにサーバールームや金庫、機密書類などを保管する重要ゾーンには指紋認証や顔認証の入退室管理システムを導入するなど、ゾーンによってセキュリティ強度を高めていくという方法です。

至るところに強固なセキュリティポイントを設けるのではなく、監視カメラから顔認証までセキュリティにメリハリをつけることで、コストを抑えられるだけでなく、日々オフィス内を移動する従業員の入退室の手間を減らすことも可能となります。

全体を俯瞰したオフィスセキュリティ対策を

オフィスセキュリティを考えるうえで大切なことは、オフィス全体を俯瞰して、「どこにリスクが内包されているか」、そして「何を守るか」を明確にすることです。

そうすることで、必要な箇所にコストや従業員負担も考慮した最適なセキュリティを用意でき、企業にとっても従業員にとっても、より良い「はたらく未来」につなげることが可能となるでしょう。

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