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会社の鍵の管理方法とは・・・鍵当番をなくし、紛失や閉め忘れを防ぐ

2019.09.24

地味で目立ちませんが、意外と面倒な会社の鍵管理。
スタッフが増えた際の鍵の追加や退職時の回収、あるいは鍵を紛失した際の対応など、緊急性が求められることもあり、頭を悩まされる管理者の方も少なくないと思います。

今回は会社の鍵の管理で生じる様々な事例やその対策、先進的な鍵の管理方法など、会社の鍵に関する情報についてまとめてみます。

会社の鍵の管理でよくある4つのトラブル

会社の鍵管理のトラブルを防ぐには
会社の鍵の管理を考えた際、具体的に何があるのかと考えてみると網羅的にまとまっている情報がないように思います。そこで今回は、会社の鍵の管理やトラブルでよくある4つのケースの概要をまとめてみました。

ケース①:会社の鍵を紛失してしまう

1つ目が、会社の鍵の紛失です。鍵の紛失となると、個人の机やロッカーのレベルから、会社の入り口や金庫、重要書類が納められたキャビネット、そして倉庫の鍵の紛失まで、重要性は様々ですが、緊急の対応を求められることが大半です。

ケース②:会社の鍵当番や鍵の管理表作成に手間を取られてしまう

2つ目が、会社の鍵の鍵当番とその管理表です。特に規模が小さめのオフィスを利用している企業では、合鍵の作成・複製のコストや、セキュリティを考えた際に、スタッフ全員に鍵を渡すことができず、鍵の管理表を作成して管理する、あるいは鍵当番制を採用している企業も多いと思います。

ケース③:会社の鍵の閉め忘れが起きる

3つ目が、会社の鍵の閉め忘れです。鍵の管理にも紐付きますが、最後の利用者が鍵を閉めるようにルールを定めていても、どうしてもアナログな鍵の管理だと”忘れる”ケースが発生します。どんなにスタッフに注意を呼びかけても閉め忘れが多々生じてしまうことから苦労をしている管理者の方も多いのではないでしょうか。

ケース④:会社の鍵管理者のストレスにつながる

4つ目が、会社の鍵の保管責任者に関するものです。管理職以上の方が管理をするケースが多いかと思いますが、最後のスタッフが帰宅するまで帰れないことや、やむを得ずスタッフに鍵を預けた際にトラブルが生じてしまうケースもあるようです。

会社の鍵を紛失した場合の対応方法

会社の鍵の管理でよくある4つのケースをご紹介しましたが、次に、鍵の管理にまつわるトラブルの対応方法についてまとめます。

スタッフが会社の鍵を紛失した場合

会社の鍵を紛失してしまった際は、即座に上長や鍵の管理者・責任者に連絡をし、社内ルールに則った対応を取りましょう。ルール次第ですが、始末書や鍵の紛失届などを提出するケースも多いと考えられます。

管理者が会社の鍵を紛失した場合

管理者の場合は、即座に上長に確認を行い、場合によっては鍵を交換する必要もあります。テナントとしてビルなどに入居している会社の場合は、管理会社によって鍵交換の業者が指定されている可能性があるため、管理会社にも確認を行いましょう。
もし自社で手配する場合は、作業料金の相場は業者によって異なりますので、複数の業者から見積もりを取りましょう。

会社の鍵の閉め忘れが発覚した際の対応方法

会社の鍵の管理を徹底していても、時折閉め忘れが発生してしまうケースは存在します。その場合、朝、最初に出社したスタッフが気付くケースが多いと思います。夜、最後の施錠担当者が気付いて対応できれば良いですが、そうしたケースはあまりないでしょう。

仮に会社の鍵の閉め忘れが発覚した場合には、必ず社内の重要書類や金庫、印鑑や個人情報など、会社にとって重要な物がなくなっていないかを確認するようにしましょう。盗難の痕跡がなさそうに見えても、迅速に確認をすることがリスクや損害を軽減・回避する上で重要です。

会社の鍵管理を効率よくするにはスマートロック(電子錠)が便利

会社の鍵の管理方法や、紛失などのトラブル時の対処方法について書いてきましたが、ここで鍵の管理を効率化し、トラブルの防止にも効果的なスマートロックをご紹介します。

スマートフォンのアプリやSuicaなどの交通系ICカードなどを利用して、出入り口のドアの開閉や管理を行う機器・システムを総称してスマートロックと呼びます。スタッフが持っているスマートフォンや交通系ICカードに権限を付与することで、それらを鍵として使用することができるようになります。また、仮にスタッフが権限を付与されたスマートフォンを紛失した場合は、管理画面で簡単に権限の剥奪ができるため、スマートフォンを入手した不審者によってドアが開閉されるという事態を防ぐことができます。
さらに、入退室管理もできるスマートロックを導入すれば、鍵の管理が容易になるだけでなく、オフィスセキュリティをさらに強固にすることが可能になります。

会社の鍵の管理を効率化し、手間とリスクを軽減しよう

会社の鍵の管理は、アナログな鍵で鍵当番などが管理する従来の方法に加え、徐々に電子錠やスマートロックを活用した管理も普及してきています。
導入コストも低く、また、アナログな鍵に比べて鍵の活用・管理コストや、紛失・鍵の閉め忘れなどのトラブル時のリスク軽減が普及の要因の1つだと思います。
会社の鍵の管理方法を考える際には、ぜひスマートロックの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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