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オフィスへのフリーアドレス導入で成功・失敗する会社の特徴とは

2019.12.18

フリーアドレスを導入する企業が増えています。

事業用不動産サービスの世界最大手シービーアールイーの日本法人が毎年発表してる「オフィス利用に関するテナント意識調査」の2018年版によると、企業のフリーアドレス導入率は、2015年と比較して約1.6倍に増加しています

実際にフリーアドレスを導入して、コミュニケーションの活性化やコラボレーションの促進に成功する企業も出ていますが、思うような成果があがらず逆に社員から不満の出る企業もあるようです。

こちらの記事では、オフィスへのフリーアドレス導入を検討する方に向けて、フリーアドレスに向く会社と向かない会社の特徴や、導入に成功している会社の事例などをご紹介します。
フリーアドレス導入で成功・失敗する会社の特徴をご紹介します。

オフィスへのフリーアドレス導入に成功する会社の特徴

フリーアドレスに成功する会社の特徴①:オフィスの外で仕事をする従業員が多い

営業や客先常駐など、多くの従業員がオフィスの外で仕事をしているような会社はフリーアドレスに向いているといえます。

固定席の数を減らして、大きめのテーブルを複数人で使う共有席を増やすことで生まれた余剰空間を、例えばミーティングスペースとして活用することもできるでしょう。

フリーアドレスに成功する会社の特徴②:テレワークの環境が整っている

ノートPCやモバイル機器を活用して、従業員が自宅やカフェ、あるいはコワーキングスペースなどで働くことができるテレワークの制度を導入している会社はフリーアドレスに向いているといえます。

フリーアドレスとテレワークは相性がよく、両者を組み合わせるとスペースの有効活用やコスト削減が可能になります。

フリーアドレスに成功する会社の特徴③:ペーパーレス化やクラウド管理が進んでいる

フリーアドレスの導入により、もともと自席のキャビネットなどに収納していた荷物や書類を置いておくことができなくなり、オフィス全体でも収納スペースが減ることがあります。

(モバイルバッグなど、フリーアドレス導入時に便利なグッズについてはこちらの記事をご覧ください)

このような環境では、普段から紙書類を電子化(ペーパーレス)してクラウド管理しているような会社はフリーアドレスにも向いているといえます。遠隔環境での情報共有や社外からの社内情報へのアクセスが簡単な体制になっているので、フリーアドレスを導入しても支障なく業務を続けられるでしょう。

オフィスへのフリーアドレス導入に失敗する恐れのある会社の特徴

ここまでに述べてきたフリーアドレスに向いている会社とは逆に、オフィスに出社して業務を行う従業員の比率が高く、IT環境が十分に整っておらず、またテレワークやペーパーレス、クラウド化が進んでいない会社はフリーアドレスに向いているとはいえないかもしれません。

またフリーアドレスに向かない業種、業務も存在します。

金融業のように個人情報や機密情報、重要書類など、持ち出しや共有のできない情報を扱う業種はフリーアドレスに不向きといえます。実際に、前述の「オフィス利用に関するテナント意識調査2018」によると、フリーアドレスの導入率がもっとも低い業種は金融業となっています。

一方で業務では、経理や法務、人事などの管理部門は、日々移動するよりも保管された資料などに近い席で落ち着いて仕事をした方が効率的なケースもあるでしょう。
チーム単位での開発業務に携わるエンジニアもフリーアドレスにはあまり向いていないことがあります。

このようなケースでは、全社的にフリーアドレスを採用するのではなく、営業などフリーアドレスに向いている部署でまず導入し、一方でフリーアドレスに不向きな部署には業務用に固定席エリアを残すのも一つの方法です。

オフィスへのフリーアドレス導入に成功している会社の事例

ここからは、実際にフリーアドレスを導入している会社の事例をもとに、その成功要因や工夫について見ていきましょう。

フリーアドレス導入に成功している会社の事例①:ヤフー株式会社

ヤフー株式会社(Yahoo! Japan)は2016年の本社移転をきっかけに、東京本社勤務の全従業員約5,700名を対象にフリーアドレス制を導入しました。合計20フロアの執務スペースのどこで働いても良いというものです。

座席のレイアウトを工夫して、あえてジグザグな経路とすることで、社員間の自然なコミュニケーションを促進するような形状になっています。
(前年の社内調査では、従来の配置と比較してコミュニケーション量が約2倍に増えたという結果も)

その一方で、一人で集中して仕事をしたい時のための集中ブースを設けるなどメリハリのある空間作りが特徴的です。

その他、1,330平米のスペースに、カフェやキッチンなどを併設した社外の人も利用できる「コワーキングスペース」、栄養バランスの整った食事を朝・昼・夜と提供する「社員食堂」、従業員が好きな時に利用できる「仮眠スペース」などの充実した環境を用意しています。

フリーアドレス導入に成功している会社の事例②:カルビー株式会社

フレックスタイム制、営業職の直行直帰、そして自宅やカフェなど場所を問わずに勤務ができるモバイルワーク制度など柔軟な働き方に定評のあるカルビー株式会社も、フリーアドレス制を導入しています。

コミュニケーションを生むための取り組みとして、ダーツ形式でランダムにその日の席を決めるシステムを採用しており、出社した従業員は、入口に設置されたダーツシステムにアクセスし、「ソロ席」「集中席」「コミュニケーション席」(コミュニケーションのとりやすい4人掛け席)の3種類から座席タイプを選択すると、システムが自動で席を決定します。

ダーツシステムでの席決定は役員も同様で、部署や役職を越えて誰とでも仕事ができる環境を整え、コミュニケーションやアイデアの創出を促しています。

他社の成功事例を参考に、オフィスへのフリーアドレス導入を検討してみよう

こちらの記事では、フリーアドレスに向く会社と向かない会社の特徴や、導入に成功している会社の事例などを紹介しました。

フリーアドレスを検討中の会社の方は、これらの事例を参考にしながら、自社に合ったかたちのフリーアドレス制度を検討してみてはいかがでしょうか。

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