総務アウトソーシング(総務代行)とは?業務範囲や注意点、サービスを紹介 | akeruto_ はたらく未来のカギになる

Akeruto はたらく未来のカギになる

MANAGEMENT

総務アウトソーシング(総務代行)とは?業務範囲や注意点、サービスを紹介

2021.03.10

TOP:総務アウトソーシング(総務代行)とは?業務範囲や注意点、サービスを紹介

オフィス内のことなら何でも把握しているといっても過言のない、業務範囲が広い総務。庶務全般をはじめ労務管理、オフィス管理など年々広がっています。工数がかかる業務も多い総務において、コストの削減や業務効率化の必要性を日々感じている担当者も多いのではないでしょうか。そんな担当者をサポートする総務アウトソーシングサービス(総務代行サービス)が近年増加し、アウトソースできる業務の幅が広がり、サービスの質も向上しています。

今回は、総務での業務アウトソースを希望しているものの、具体的にどこまで依頼できるか分からない、デメリットを知ったうえで利用を検討したいという総務や人事の担当者向けに、総務でのアウトソーシング可能な業務から、サービスを活用するメリット・デメリット、おすすめできる総務向けアウトソーシングサービスについて解説します。

総務をはじめ、バックオフィス業務について知りたい方は、『企業を支えるバックオフィスとは?職種や重要性、効率化のポイント』をご参照ください。

総務アウトソーシング(総務代行)とは

総務アウトソーシング(総務代行)とは?業務範囲や注意点、サービスを紹介
総務アウトソーシングとは、多岐に渡る総務業務の一部または大部分を外注し、効率化や業務の質向上を図ることです。近年総務アウトソーシング会社が増え、依頼の簡略化も進んでおり、外注のハードルも下がっています。

総務業務の特徴

総務部門では事業を推進する上で発生する様々な業務を担当します。そのため、総務は企業・オフィス内のことを全体的に把握し、担当部門を限定せず業務にあたる必要があります。一般的に総務が担当する業務は、文書管理や電話対応などの「庶務業務」、タイムカードの管理や交通費の生産などを行う「労務管理」、オフィスの備品の注文や会議室の予約受付などの「オフィス管理」です。

総務アウトソーシングできる業務

アウトソーシングが可能な総務業務も会社によって異なりますが、以下のような業務が代行可能と考えてよいでしょう。

【庶務業務】

・電話やFAX対応 ・受付業務 ・郵便や宅配便の取り扱い ・備品管理や発注業務 ・入退社対応(入退室管理) ・文書管理 ・請求書や契約書の作成 ・取引先対応 など

【経理業務】

・交通費の計算 ・領収書の確認・整理 ・タイムカードの労働時間集計 ・給与計算 など

【オフィス管理】

・社内美化(清掃) ・会議室の管理 ・施設管理 など

【採用業務】

・面接のスケジュール管理 ・応募者への連絡メール など

【その他】

・防災関連 ・福利厚生 ・社内イベント ・社内広報 ・株主総会 など

総務アウトソーシングに注目が集まる理由

総務のアウトソーシングに注目が集まっている主な理由を解説します。

人材の不足

社内で総務関連の業務に対応できる人材が不足している場合、総務業務のアウトソーシングは有効な選択肢となります。総務担当者が入社するまでの数ヶ月間だけアウトソーシングを利用するケースや、特定の総務担当者を置かず、総務の大部分をアウトソーシングに切り替えるケースもあります。

働き方改革による業務効率化の促進

政府が進める働き方改革では、生産性の高い働き方を目指しており、業務効率化の手段として業務のアウトソーシングが選択肢の1つとなっています。煩雑化しやすい総務関連業務を外注化することで、総務担当者は生産性アップに直結しやすい仕事に集中できます。同様に、経理や採用担当者も工数がかかりやすい業務の一部を外注化すれば、自身のコア業務に専念できます。

戦略総務への転換が求められている

近年、社内の業務フローの改善、環境改善や組織戦略策定の補佐といった「戦略総務」と呼ばれる能動的な役割が総務担当者に求められています。限られた人数で「戦略総務」としての活動を強化するために、工数がかかる業務をアウトソーシングするのも「戦略総務」の実現に向けた一手となります。

アウトソーシングできる業務の幅が広がっている

総務アウトソーシングサービスは、新規参入企業が増えるごとに、代行できる業務の幅も増えています。総務アウトソーシングサービスを長く提供している事業者の中には通常の業務代行に加え、マニュアル作成や業務フロー整理、常駐での総務代行まで幅広く依頼できるタイプもあります。

総務アウトソーシングのデメリット

派遣社員を雇うよりコストがかかる可能性がある

一部ではなく業務の大部分をアウトソースしたり、質の高い業務を期待したりする場合、サービスによっては専任の派遣社員を雇うよりもコストがかかる可能性があります。アウトソースで一定水準の業務の質が期待できる、教育コストが発生しないという利点も考慮した上で、アウトソーシングのコストが適正か判断しましょう。

社内にノウハウが蓄積されない

総務アウトソーシングを活用した場合、当然ながら社内に総務関連業務を行うノウハウは蓄積されません。総務専任者を社内で育てたいという場合はアウトソーシングの活用を見送るか、一部の業務のみの利用を検討しましょう。ノウハウ蓄積とは少し違いますが、業務代行だけではなくマニュアル作成まで対応するプランを用意しているサービスも存在します。

アウトソース先の事業者の質に左右される

どの程度業務の質を担保できるかはアウトソース先の会社に左右されます。多岐に渡る総務関連業務の中でどの業務を得意としているかもサービスによって異なります。また、業務の質を求める場合は、相応の費用が発生することを考慮しておきましょう。

総務アウトソーシングのメリット

総務アウトソーシングを行う具体的メリットを解説します。

コスト削減

総務アウトソーシングを行うメリットとして、第一にコスト削減があります。通常社内の総務関連業務を行う際には、専任となる総務担当者の人件費や労務管理費が必ず発生します。総務アウトソーシングを活用することにより、毎月発生する人件費や労務管理費などの固定費の削減が見込めます。

業務効率化と品質向上

総務アウトソーシングの活用により、工数がかかっていた煩雑な業務から解放されます。より戦略的な業務が進めやすくなるだけでなく、自社内での業務改善やフロー整理に使う時間を捻出できます。

引き継ぎ、教育の負担が減る

総務関連業務の大部分を継続的にアウトソーシングした場合、これまでかかっていた業務の引継ぎや新人教育の業務負担が削減できます。総務業務の大幅な効率化やコスト削減のため、「自社内で専任の総務担当者を置かずに、総務アウトソーシングの手配を他部署の担当者が兼任で行う」といった運用方法も考えられます。

コア事業に集中できる

煩雑で工数のかかる業務をアウトソースすることで、優先度が高い業務や本来集中すべき業務にかける時間を確保できます。担当者1人で総務関連業務を行わなければならない場合や、そもそも専任の担当者を置く余裕がない場合はアウトソーシングの効果が得られやすいと考えられます。

総務アウトソーシングを利用する際の注意点

総務アウトソーシングの利用を検討する際に、注意しておきたい点を紹介します。

アウトソーシングする目的を定める

何のために総務アウトソーシングを利用するのか目的を明確化しておきましょう。「一時的な人材不足に対応するため」「総務業務を将来的にすべてアウトソースするため」「コア業務に対応するため」など、自社の目的・課題に合わせて活用方法を検討することが重要です。

総務関連業務の範囲を明確にしておく

総務アウトソーシングの利用前に、現状の業務範囲を可能な限り明確にしておきましょう。どの業務から優先して依頼すべきか、自社で行う範囲はどこまでにするのか、などを事前に判断することができます。

業務のマニュアル整理をしておく

総務アウトソーシングを利用する際、依頼する業務内容について行き違いがないよう事前にマニュアルを整理しておきましょう。具体的には属人化していて細部が分からなくなっている業務フローをドキュメントにまとめたり、使用するソフトウェアの使い方などを明記したり、などです。

総務アウトソーシングサービス紹介

近年、多くの企業が総務アウトソーシングサービスに参入しその数も増加しています。その中でも人気の高い総務アウトソーシングサービスの特徴や費用を紹介します。

オンライン・オフライン業務に対応:HELP YOU

株式会社ニットが運営する総務アウトソーシングサービスです。メインはオンライン上での総務業務サポートです。対応範囲は経理や総務人事・採用関連の業務のほか、営業サポートやメディア運用、カスタマーサポートまで広範囲におよびます。

依頼方法もシンプルで、専属の窓口担当に依頼すれば、リモートでの業務がスタートします。利用料金は月額10万円(実働30時間)から、契約期間は最低6ヶ月からとなります。備品管理や電話対応などの一部業務はオフラインでも対応可能です。
(参照:HELP YOU

アウトソーシングサービスの老舗:NOCアウトソーシング&コンサルティング

NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社が30年以上の実績を基に運用している幅広い業務に対応したアウトソーシングサービスです。総務分野では「庶務業務」「労務管理」「コスト削減」「オフィス管理業務」「IT」(サーバ―管理やRPA)の5つに対応しています。企業の要望に合わせ、常駐型とするかオンライン対応とするか選択可能です。総務に特化した運用責任者が依頼を受けた企業のプロジェクトを管理し、業務の質の向上を行います。業務のマニュアル化にも対応可能です。

具体的な利用料金やプランについては同社ホームページへの問い合わせが必要です。
(参照:NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

常駐型のアウトソーシングサービス:コクヨ

コクヨアンドパートナーズ株式会社が運営するオフィス常駐型のアウトソーシングサービスです。アウトソースできる業務は、「総合支援窓口」「総務・庶務の総合支援」「オフィス管理業務支援」「メール室業務支援」「総合受付サービス」「ナレッジワークサポート」の6つです。

コストカットではない高品質なサービスの提供を目的としており、運用後はレポート作成や定例会を通じて業務の改善提案を行います。他社事例やこれまでの経験から培ったノウハウも活用し、総務関連業務の効率化を支援します。

具体的な利用料金やプランについては同社ホームページへの問い合わせが必要です。
(参照:コクヨの総務アウトソーシングサービス(BPO)

オンラインで依頼に対応:キャスタービズ

株式会社キャスターが運営する総務アウトソーシングサービスです。チーム制を採用して依頼された業務にあたるため、幅広い業務内容に対応できます。Slackやchatworkなど利用頻度が高いコミュニケーションツールを介して依頼できるため、コミュニケーションコストも最小限で済みます。

基本はオンラインで対応しますが、書類や名刺、領収書のスキャンやファイリング、郵送業務についてはアシスタントが企業を訪問して業務を行います。

利用プランは3つあり、以下となっています。
6ヶ月プラン:6ヶ月契約で実働時間は月30時間、月額108,000円
12ヶ月プラン:12ヶ月契約で実働時間は月30時間、月額96,000円
カスタムプラン:企業の要望に合わせてプランを作成、料金もその都度見積もり

(参照:キャスタービズ

業務フローの設計にも対応:ゼロイン

総務領域で20年以上実績がある株式会社ゼロインによる総務アウトソーシングサービスです。週5日フルタイムで常駐する常駐型アウトソーシングサービスと、メールやコミュニケーションサービスを介したオンラインサポートの2つに対応しています。庶務や経理、採用から株主総会運営などに対応しており、ゼロイン利用企業では平均50%以上の総務関連業務を依頼しています。

業務項目と工数を可視化しレポートとして毎月企業に共有します。ノウハウに基づき、総務関連業務の効率的な運用体制・業務フローの設計も行っており、アウトソーシングを通して業務効率化の知見を得ることもできます。

具体的な利用料金やプランについては同社ホームページへの問い合わせが必要です。
(参照:ゼロイン

まとめ

業務効率化やテレワークに対応したバックオフィス業務のオンライン化の流れから、総務アウトソーシングサービスの需要は高まっています。ただ、依頼する場合には発注する企業側の「業務の質の向上を目指す」「オンライン対応可能」「業務フローの整理まで対応可能」など目的を明確化することが重要です。現状課題や目的、将来的な自社の総務部門のあり方などを検討した上で、自社に最も適したサービスを選択しましょう。

TWITTERツイッター