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勤怠管理とは?いま勤怠管理が必要とされる理由と目的について解説

2019.10.23

近年、働き方改革の一環として、テレワークやフレックスタイム制の導入など、働き方が多様化してきました。
労働時間を正確に把握する必要に迫られた今の勤怠管理は、時間も労力もかかります。
このような理由から、勤怠管理の方法の再検討している企業も多いのではないでしょうか。

勤怠管理は、単に従業員の勤怠を記録するだけのものではないのをご存知でしたか?
今回は、働き方改革を推進する上で基礎ともいえる勤怠管理について、そもそも勤怠管理とはどういうもので、勤怠管理がいま必要とされる理由やその目的などに焦点を当てて、解説します。

勤怠管理とは従業員の勤務実績を記録・保管すること

いま勤怠管理が必要とされる理由と目的について解説
勤怠管理の必要性と目的の前に、勤怠管理とは何かをご説明します。
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤・残業などの情報を記録して管理することです。出退勤の記録だけでなく、給与にも反映されるという重要な役割を担っています。
紙のタイムカードやエクセル、あるいは勤怠管理システムを利用するなど記録・管理の方法は様々ですが、企業にはこれらの情報を3年間保管しなければならない義務が法律で課せられています。企業の規模は関係なく、従業員を雇用している場合には全て勤怠管理が必要となります。
正社員やアルバイトなど雇用形態も関係なく、オフィスで業務を行う従業員を含めテレワークで業務を行う従業員の勤怠管理も必須です。
記録だけでなく3年間保管まで義務とされている勤怠管理ですが、そこまで必要とされる理由とは、一体何なのでしょうか。

勤怠管理は法令遵守のために必要不可欠

勤怠管理は、働き方改革関連法を遵守した健全な企業経営を実現させるために必要となります。(法令遵守または労務コンプライアンス)
常態化した長時間労働・休日出勤による過労死や給与の未払いなどが社会問題となっている昨今、法令違反を引き起こしてしまった企業は、企業名と事例を公表され、世間の信用を失ってしまいます。
企業にとっては小さな違反であっても、社会に与える影響は大きいでしょう。
取引のあった企業から取引を断られる、消費者がその企業の商品を買わなくなるなどが積み重なり、企業存続の危機に陥るだけでなく、業界全体にまで影響を及ぼします。
こういった社会規模のリスクを未然に防ぐために、政府と企業が一丸となって始まったのが、働き方改革です。

・テレワークの導入
・有給休暇の取得
・業務の効率化
・長時間労働の是正

といったことが各企業で行われており、これらの改革を進めるためには、従業員の勤務日数や時間などを正確に把握しなければならず、勤怠管理を確実に行うことは必須と言えるでしょう。

勤怠管理が持つ3つの目的

勤怠管理を行う目的は何でしょうか。
勤怠管理は、従業員の労働時間や休日を記録して保管することが目的ではありません。
勤怠管理の本当の目的は、3つありますので、解説していきます。

①従業員の健康管理のため

従業員の労働日数・出退勤・休日を正確に把握することで、

・毎日のように長時間労働をしている
・有給休暇を消化できていない
・休日出勤が毎週のように続いている

といった状況が見えてきます。

度重なる長時間労働や休日出勤が従業員に与える影響は、健康面・精神面の不調だけでなく、最悪の場合には過労死に至るケースもあります。
勤怠管理を行っていれば、管理者は「昨日遅かったから、今日は定時で帰って」「●●さんには日曜日出勤してもらったから、次は他の人に出てもらおう」など、従業員の健康に配慮した言葉をかけることができます。
そうすることで、一部の従業員に負荷がかかることを防ぐことができます。

②従業員の給与を正確に支払うため

適切な勤怠管理を行うことで、正確な給与計算が可能になります。
残業をしているのに残業代が支払われない、休日出勤をしているのに給与が発生しない、という場合、従業員の中で不満が募っていき、モチベーションが落ちて生産性が落ちてしまいます。
場合によっては、労使間のトラブルや裁判にまで発展するケースもあります。
給与の未払いを防ぐためにも、勤怠管理は必須となっています。

③業務内容や職場環境改善のため

勤怠管理の記録を基に、業務内容や職場環境の改善を行うことができます。
例えば、一部の人だけ残業が多い期間があるとします。従業員にヒアリングしてみると、前任者から引き継いだもので、やることリストに載っているからやっているという場合もあり、「実はこの作業はいらないのでは」「他に効率よくできるツールがあるのでは」というように、業務改善に一役買うこともあります。

勤怠管理は働きやすい環境づくりのために必須

「法律が厳しくなった」「働き方改革に力を入れないといけない」といった理由で勤怠管理の見直しを考える企業もありますが、勤務時間や有給日数を正確に管理することは従業員の健康管理やその見直し、あるいは働きやすい環境づくりにも繋がります。
そのために、勤怠管理に特化した「勤怠管理システム」を導入するのは有効ですし、それだけでなく従業員のオフィスや執務室への出入りを記録として残せる「入退室管理システム」と連携させて、より正確な勤務時間の把握に努めるといった方法もあり、管理スタイルは様々です。

勤怠管理がいま必要とされる理由や目的を理解した上で、自社に合った勤怠管理方法はどのような方法か、勤怠管理システムを導入するとしたらどのような機能を備えたものがいいのかなど、検討してみてください。

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